CC ECM - Die neue E-Akte

Hamburg, im August 2018

Gerne informieren wir unsere CC DMS-Anwender darüber, dass wir in naher Zukunft mit CC ECM ein Nachfolgeprodukt für unser langjährig bewährtes Verfahren CC DMS in den Markt einführen werden.

Zunächst eine wichtige Grundsatzinformation:

Wir arbeiten zurzeit an der ersten Kundenfreigabe für CC ECM, die wir für Ende 2018 planen. Ein Umstieg von CC DMS auf CC ECM wird somit ab 2019 möglich sein. Es besteht jedoch für Sie kein Zeitdruck: CC DMS wird von uns weiterentwickelt und wir leisten dafür weiterhin den vollständigen Support. CC ECM tritt als eigenständiges Softwareprodukt hinzu.

Warum wechselt der Produktname?

Zunächst einmal ist CC ECM ein eigenes, komplett neues Produkt und hat deshalb auch einen eigenen Produktnamen. Der Fachbegriff ECM steht für Enterprise Content Management und umfasst neben der klassischen Schriftgutverwaltung (DMS) weitere Funktionen wie die elektronische Archivierung, die physikalische Verwaltung unterschiedlicher Speichermedien und insbesondere die elektronische Vorgangsbearbeitung. Mit CC ECM tragen wir dem breiten Leistungsumfang des Verfahrens auch im Produktnamen Rechnung.

Warum sollte man einen Wechsel in Betracht ziehen?

CC DMS basiert technologisch auf der Microsoft-Technologie aus dem Jahr 2003, wenn auch einzelne Komponenten zwischenzeitlich aktualisiert wurden. Wir haben CC ECM komplett neu entwickelt, das Verfahren nutzt nunmehr sämtliche Möglichkeiten aktueller Windows-Serverbetriebssysteme und -Datenbanken und kann so die Ressourcen aktueller Hardware optimal ausschöpfen. Die Client-/Server-Kommunikation erfolgt mit einer zertifikatsbasierten Verschlüsselung.

Ok, das ist die Technik, aber welche anderen Neuerungen gibt es?

Auch in der Bedienung und in der Geschäftslogik von CC ECM gibt es Erweiterungen und wesentliche Verbesserungen gegenüber CC DMS. Dazu einige Stichwörter:

  • Bedienung und Visualisierung von Inhalten entsprechen aktueller Microsoft-Software
  • Individuelle Arbeitsplatz-Layouts, beliebig verteilbar (auch auf mehrere Bildschirme)
  • Schnelle Navigation durch Verlaufsanzeige und zurück/vorwärts-Funktion
  • Erweiterte Versionierung von Dokumenten mit Versionsvergleich
  • Erweiterte Metadaten auf Ordnerebene (‚Typakten‘)
  • Erweiterte Benutzerverwaltung (Gruppen kommen hinzu), serverseitige Verwaltung von individuellen Buttons pro Benutzer
  • Erweiterte Rechteverwaltung
  • Zusätzliche datenbankbasierte Verweisfunktion
  • Serverseitige Mandantenfähigkeit, zum Beispiel für parallelen Echt- und Testbetrieb
  • Benutzer- und Gruppensynchronisation mit Active Directory Verzeichnisdienst
  • Verbesserte Unterstützung mobiler Endgeräte (CC ECM App und CC ECM Webclient)

Müssen die Anwender neu geschult werden?

Der CC ECM-Arbeitsplatz bietet eine ‚klassische‘ Ansicht, mit welcher sich der CC DMS-Nutzer sofort zurechtfindet. Verbesserungen wie die auf den Dateityp bezogenen Icons oder die Miniaturvorschau in der Ordneransicht werden ohne weiteres akzeptiert (und ohne Zweifel begrüßt) werden.

Eine Bedienerschulung für den CC ECM Arbeitsplatz wird in aller Regel nicht notwendig werden, solange keine organisatorischen Änderungen erfolgen bzw. weitere Workflows eingeführt werden.

Tolle Sache - aber welche Kosten entstehen mit der Umstellung?

CC DMS-Anwendern mit gültigem Softwarepflegevertrag stellen wir CC ECM ohne Lizenzkosten zur Verfügung. Die Softwarepflegekosten werden allerdings (zumeist geringfügig) höher sein.

Für die Nutzung neuer Module wie der CC ECM App für das iPad und den CC ECM Webclient fallen ggf. zusätzliche Lizenz- und Softwarepflegekosten an.

Die Umstellung von CC DMS auf CC ECM ist allerdings nicht nur ein Software-Update, sondern es erfolgt eine Umstellung der CC DMS-Datenbanken auf dann nur noch eine CC ECM-Datenbank. Für diese technische Umstellung benötigen Sie unsere Unterstützung. Ihr System wird zumindest einige Stunden nicht oder nur lesend zur Verfügung stehen, bevor der Betrieb von CC ECM beginnen kann.

Gibt es CC ECM auch als Cloudlösung?

Wir bieten Ihnen gerne als Option den Betrieb von CC ECM in unserem Düsseldorfer Rechenzentrum an. Das Verfahren kann aber auch weiterhin in Ihrem Haus betrieben werden.

Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot. Bitte wenden Sie sich dazu an uns.

Wo kann ich mir CC ECM ansehen?

Wir führen zurzeit eine Reihe von Informationsveranstaltungen durch, bei denen wir unsere neue Softwaregeneration vorstellen.

Informationsveranstaltungen CC e-gov GmbH: anstehende Termine 2018

Klicken Sie auf eine Veranstaltung, um mehr Informationen zum Programm und zur Anmeldung zu erhalten.

 

Samtgemeinde Harsefeld: Entscheidung für CC DMS

Die Samtgemeinde Harsefeld (Niedersachsen, ca. 13.300 Einwohner) hat uns im April 2018 mit der Einführung der E-Akte in der Gemeindeverwaltung beauftragt. In mehreren Schritten werden die in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren an die E-Akte angebunden. In diesen Tagen erfolgt zunächst die technische Inbetriebnahme, im Mai wird dann die Projektarbeit beginnen.

Wir freuen uns über das mit der Entscheidung für CC DMS verbundene Vertrauen und auf eine gute Zusammenarbeit im Projekt.

Verbandsgemeinde Bad Marienberg: Verwaltungsweiter Einsatz der E-Akte mit CC DMS

Die Verbandsgemeinde Bad Marienberg (Rheinland-Pfalz, ca. 19.400 Einwohner) hat uns im Januar 2018 den Auftrag für CC DMS erteilt. Die Projektarbeit ist bereits erfolgreich auf dem Weg.

Zunächst steht die Verarbeitung von Rechnungen im Wege des frühen Scannens auf der Agenda.

Die in Papier eingehenden Rechnungen werden dazu mit Scankomponenten des CC DMS verarbeitet, dabei werden die Indexdaten extrahiert. Auch die Verarbeitung elektronischer Rechnungen ist vorgesehen. Anschließend werden die Rechnungen mit den erfassten Metadaten automatisch in das Finanzverfahren proDoppik des Herstellers H & H, Berlin zur weiteren Verarbeitung übergeben. Nach der Auszahlung erfolgt die revisionssichere Ablage für das Kassenarchiv dann wieder in CC DMS.

Wir freuen uns über das mit der Entscheidung für CC DMS verbundene Vertrauen und auf eine gute Zusammenarbeit im Projekt.

Das sagen unsere Kunden

  • "Nach den guten Erfahrungen von Verwaltung, Politik, Presse und Öffentlichkeit mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS, das wir seit 2004
  • "Mit der Einführung der digitalen Ratsarbeit und damit der ALLRIS-App im Jahr 2013 für den Tuttlinger Gemeinderat haben
  • "CC DMS ist seit 2011 die Basis für die elektronische Vorgangsbearbeitung der Gemeindeverwaltung. Die elektronische Mitzeichnung, der digitale
  • "Die Gemeinde Jork hat ihre Gremiensitzungen und das verwaltungsinterne Sitzungsmanagement im Jahr 2010 im Konzept „Kommunalpolitik Online" vollständig
  • "Schneller, besser, kostengünstiger: Das sind die drei Hauptforderungen, die an Verwaltungsleistungen heute gestellt werden. Arbeitsplätze der öffentlichen Verwaltungen
  • "Mit ALLRIS und dem eigenverantwortlichen Einsatz von iPads leisten wir bei der Gremienbetreuung einen deutlichen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung.
  • "Die Führung des eAktes mit CC DMS hat entscheidende Vorteile. Strukturierte Ablage, schnelles Auffinden der Vorgänge und der gleichzeitige
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