CC ECM - Referenzen

Bergringstadt Teterow

Das Projekt

Die Stadt Teterow im Landkreis Rostock hat in Kooperation mit dem eGo-MV und der CC e-gov GmbH das CC ECM schrittweise eingeführt. Das ist ein wachsender Prozess. In Teterow werden nun unter anderem der Posteingang sowie die Schnittstelle zum ab-data eingesetzt, mit der Rechnungen und Anordnungen verarbeitet werden. Auch Signaturpads für die Reduktion von Medienbrüchen finden ihren Einsatz.

Die strukturierten Suchmöglichkeiten für die indexierten Dokumente im Rechnungsworkflow werden gern genutzt. Als nächstes steht die schrittweise Einführung des eAktenverfahrens an, mit dem dann auch die Bearbeitung der Bescheide digitalisiert wird.

Amt Bützow-Land

Das Amt

Die Stadt Bützow liegt im Landkreis Rostock in der Nähe der Ostsee. Die Stadt ist Verwaltungssitz für das Amt Bützow-Land, dem weitere elf Gemeinden angehören. Im Amtsgebiet wohnen derzeit ca. 16.000 Einwohner. 

Das Projekt

Das Amt setzt das CC DMS bzw. seinen Nachfolger, das CC ECM seit Anfang 2019 ein. Fokus der Arbeit liegt in der Reduktion von Medienbrüchen und der Anbindung verschiedenster Fachverfahren.

In dieser Zielsetzung wurde der digitale Posteingang und das Vertragsmanagement bereits umgesetzt, die Steuerbescheidarchivierung aus dem ab-data Fachverfahren wird für Anfang 2021 angestrebt. Im Einsatz ist außerdem ein papierloses Verfahren für die Anträge auf über- oder außerplanmäßige Mittel. 

Das Amt Bützow-Land ist aktiv daran interessiert, Schnittstellen für weitere Fachverfahren mitzugestalten, um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu erhöhen. In 2021 werden weitere Anbindungen anvisiert, darunter der ab-data-Rechnungs- und Anordnungsworkflow sowie ein Workflow für Dienstreisen .

Gemeinde Faßberg

Die Gemeinde

Die Gemeinde Faßberg liegt im Landkreis Celle, genau zwischen Hamburg und Hannover in der Lüneburger Heide.

Das Projekt

Mit der Nutzung des CC DMS ist die Gemeinde im Jahre 2018 eingestiegen und nutzen seither intensiv das CC ECM für die Erfassung von Posteingänge und Rechnungen, sowie für den digitalen Posteingang.

Gemeinde Flotwedel

Die Samtgemeinde

Die Samtgeemeinde Flotwedel ist eine Kommune im Landkreis Celle. In ihr haben sich 1972 vier Gemeinden zusammengeschlossen.

Das Projekt

Seit 2010 nutzt die Samtgemeinde das CC DMS, jetzt ist das CC ECM im Einsatz. Bereits seit 1999 wird auch das Sitzungsdienst ALLRIS genutzt, seit 2013 auch die mobile Variante. Schon seit Jahren wird der Posteingang und die E-Akte eingesetzt und die letzten Jahre um das Vertragsmanagement und den digitalen Rechnungseingang mit dem HKR-Verfahren H&H erweitert.

Der Projektleiter bei der Samtgemeinde beschreibt es so: "Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit. Probleme werden schnell behoben, die Produkte immer weiter entwickelt. Wir sind froh, dass wir immer einen Consultant als Ansprechpartner haben, wenn es neue Workflows und / oder Formulare einzurichten gibt."

Gemeinde Freigericht

Die Gemeinde

Die Gemeinde Freigericht liegt direkt an der bayerische Grenze in Hessen, im Landkreis Main-Kinzig-Kreis.

Das Projekt

Die Gemeinde Freigericht ist ein langjähriger Kunde mit dem Einsatz der Produkte ALLRIS und CC DMS, jetzt CC ECM. Seit 2013 arbeitet die Kommune mit dem digitalen Sitzungsdienst ALLRIS inkl. aller Module. Über ALLRIS erfolgt in der Verwaltung die Koordinierung der Sitzungen und Abrechnung der Entschädigungen. Die Mandatsträger erhalten ihre Sitzungsunterlagen online und können ebenso auch Anträge und Anfragen digital einreichen. Die Bürger werden über die Homepage über alle öffentlichen politischen Belange informiert. Daher erfährt die Gemeinde sowohl von der Verwaltung, als auch von den Mandatsträgern und Bürgern positive Resonanz.

Die digitale Aktenführung inklusive Posteingangserfassung mit CC DMS, jetzt CC ECM erfolgt seit 2016. Zudem ist der digitale Rechnungseingang mit der Finanzsoftware Finanz+ der Firma DATA-PLAN Computer Consulting GmbH in der Umsetzung.

Stadt Geestland

Die Stadt

Die Stadt Geestland ist eine Stadt und selbständige Gemeinde im Landkreis Cuxhaven, ganz in direkter Nachbarschaft zu Bremerhaven. Die Gemeinde ist 2015 aus einer Fusion der Stadt Langen und der Samtgemeinde Bederkesa entstanden, und ist damit flächenmäßig der zehntgrößste Gemeinde Deutschlands. Das Amtsgebiet beträgt 356,58 km².

Das Projekt

Stadt Geestland ist als langjähriger Kunde seit dem 20. Jahrhundert mit dem Vorgängerprodukt M.A.U.S. und anschließend mit dem CC DMS im Bereich der E-Akten ein "Early Adopter" der Digitalisierung. Wichtigster Bestandteil dieser Arbeit sind der digitale Posteingang, die Schnittstelle zum mps EEC und die neue Gestaltung der Arbeit mit E-Rechnungen. Gerade durch die Fusion in 2015 (mit anschließend mehrere Standorten) war die Digitalisierung der Rechnungsworkflow ein sehr wichtiger Bestandteil des Projektes.

Der Umstieg von CC DMS auf CC ECM 2020 verlief für die Mitarbeiter einfach und problemlos.

Verbandsgemeinde Gerolstein

Die Verbandsgemeinde

Die Verbandsgemeinde entstand durch eine freiwillige Fusion der bisherigen Verbandsgemeinden Gerolstein, Hillesheim und Obere Kyll. Der Verwaltungssitz ist in Gerolstein, zu der Gemeinde gehören die Städte Gerolstein und Hillesheim sowie 36 weitere Gemeinden.

Das Projekt

Im Jahr 2012 startete die Verbandsgemeinde Gerolstein mit CC DMS und führten die E-Akte vollständig in der Verwaltung ein. Hierzu zählte insbesondere der frühe Postscan, so dass die eingehenden Schreiben alle digital bei den Sachbearbeitern ankommen. Seitdem wurden mehrere Fachverfahren angebunden. Nach der Fusion und anschließende Softwarekonsolidierung 2019 wurde sich klar für das CC DMS entschieden. 2020 ist die Verbandsgemeinde auf CC ECM umgestiegen, welches nun verwaltungsweit im Einsatz ist.

Samtgemeinde Gieboldehausen

Die Samtgemeinde

Die Samtgmeinde Gieboldehausen besteht aus zehn Mitgliedsgemeinden und liegt im niedersächsischen Landkreis Göttingen.

Das Projekt

Die Samtgemeinde hat seit 2020 das CC ECM im Einsatz. Seitdem ist der hausweite Einsatz des Posteinganges und Rechnungseinganges mit H&H umgesetzt. Zu einem gewissen Grad wird auch schon die Vorgangsbearbeitung zum Teil durch Prozessen innerhalb des CC ECM abgebildet. Durch die excellente Projektleitung bei der Samtgemeinde fungiert das Projekt auch schon als Referenz für Nachbargemeinden in der Region.

Der Projektleiter hat es für uns so formuliert: "Die Einführung des Dokumentenmanagementsystem CC ECM hat in Zusammenarbeit mit dem Consultant von CC e-gov hervorragend funktioniert. Aufgrund der guten Kenntnisse des Consultants in den Verwaltungsprozessen war die Projektarbeit sehr erfolgreich. Wir sind mit dem eingesetzten Produkt absolut zufrieden. Die Informationen können wir heute schnell und einfach aus dem CC ECM entnehmen."

Landkreis Heidekreis

Der Landkreis

Der Landkreis Heidekreis in Niedersachsen ist die Lüneburger Heide. Die Kreisstadt ist Bad Fallingborstel, weitere Städten im Kreis sind Walsrode und Soltau. 

Das Projekt

Der Landkreis setzt CC DMS schon seit 2009 für die allgemeine Schriftgutverwaltung und die Ablage aus Office und Groupware ein. In der Fachgruppe Verkehrsüberwachung wird 
beispielsweise seit Jahren das CC DMS in Kombination mit dem Fachverfahren für Ordnungswidrigkeiten eingesetzt, damit alle Unterlagen revisionssicher gespeichert und nach 
den Aufbewahrungsfristen auch sauber gelöscht werden. 

2020 ist der Landkreis auf CC ECM umgestiegen und nutzt aktiv das Modul CC ECM Aufgabenmanagement für Freigabeprozesse im Haus, wie Dienstreiseanträge und 
Reisekostenabrechnungen. Im Fachbereich Soziales ist das CC ECM direkt mit dem Fachverfahren für Soziales verknüpft. Im Fachverfahren neu generierte Dokumente werden sofort in der richtigen Akte in CC ECM abgelegt. Poststücke werden über einen elektronischen Postweg in die gleiche Akte gespeichert. 

Auch die kreisangehörigen Kommunen arbeiten direkt in der E-Akte des Landkreises, sodass für jeden Fall tatsächlich nur eine Akte besteht. Die komplette Akte ist für alle Beteiligten jederzeit in CC ECM verfügbar.

Stadt Herzberg am Harz

Die Stadt

Die Stadt Herzberg am Harz liegt im Landkreis Göttingen am Südrand des Oberharzes.

Das Projekt

Die Stadt Herzberg am Harz befindet sich seit 2020 im CC ECM-Echtbetrieb und nutzt den digitalen Posteingang sowie die OK.FIS-Bescheid Archivierung. Auch erste Workflows im 
Kontext der elektronischen Vorgangsbearbeitung wurden bereits implementiert und werden sukzessive erweitert. Aktuell befindet sich die Bescheiderfassung und -archivierung über die Finanzbuchhaltung der Fa. Schleupen in den Städt. Betrieben im Testbetrieb. In regelmäßigen Projektgruppentreffen wird weiterhin an Verbesserungen für den internen Ablauf gearbeitet.

Einheitsgemeinde Neu Wulmstorf

Die Gemeinde

Die Gemeinde Neu Wulmstorf ist eine Einheitsgemeinde in Niedersachsen und liegt direkt neben Hamburg im Landkreis Harburg.

Das Projekt

Das CC DMS ist seit 2011 die Basis für die elektronische Vorgangsbearbeitung der Gemeindeverwaltung. Die elektronische Mitzeichnung, der digitale Posteingang und die Mailarchivierung erfolgen direkt in der E-Akte. Darauf aufbauend sind Geschäftsprozesse wie die elektronische Rechnungsbearbeitung und die elektronische Personalakte aufgebaut. Seit Jahren werden alle Bescheide aus dem HKR-Verfahren INFOMA direkt ins CC ECM abgelegt und wird die vollständige Steuerakte in CC ECM geführt.

2020 ist der Umstieg auf CC ECM erfolgt. Ausschlaggebend für den erfolgreichen Einsatz von CC DMS ist die durchweg sehr gute Akzeptanz bei den Beschäftigten.

Gemeinde Salzdethfurth

Die Stadt

Die Stadt Bad Salzdetfurth ist eine Kleinstadt im Landkreis Hildesheim im südlichen Niedersachsen. Die Stadt ist ein regional bedeutender Erholungs-, Kur-, Klinik- und Industriestandort und ist als Sole- und Moorheilbad staatlich anerkannt.

Das Projekt

Die Stadt Bad Salzdetfurth ist ein langjähriger CC DMS-Kunde mit eingeführten mpsEEC/CC DMS Rechnungseingang und einer hausweiten digitalen Schriftgutablage. Im Jahre 2021 wird auch das CC ECM  eingeführt und der Funktionsumfang um die elektronische Vorgangsbearbeitung und den digitalen Posteingang erweitert.

Amt Schönberger Land

Das Amt

Das Amt Schönberger Land liegt im Landkreis Nordwestmecklenburg in Mecklenburg-Vorpommern, direkt neben Lübeck. Im Amt sind zwei Städte und sechs Gemeinden zur Erledigung ihrer Verwaltungsgeschäfte zusammengeschlossen. 

Das Projekt

Ab 1999 hat die Stadt Schönberg schon das Vorgangerprodukt von CC DMS im Einsatz. Als in 2004 das Amt Schönberger Land durch eine Fusion entstand, ist das CC DMS im gesamten Amt im Einsatz genommen. 

Im Zuge des e-Government-Gesetzes und der darin vorgeschriebenen Digitalisierung der Verwaltungsarbeit hat sich das Amt 2018 entschieden, CC DMS als hausweite Basis für die E-Akte einzuführen. 2019 startete die Verwaltung mit der der digitalen Rechnungsverarbeitung und setzt seither für die sichere Ablage der Rechnungen auf CC DMS.

2020 erfolgte der Umstieg auf CC ECM. Dies war auch der Startschuss für die hausweite Einführung von CC ECM als Basis für die elektronische Aktenverwaltung. Hierbei setzt das Amt vor allem die Module digitaler Post- und Rechnungseingang, Vertragsmanagement, sowie die direkte Anbindung an ALLRIS ein. 

Hierbei greift das Amt bei der Erstellung von Sitzungen in ALLRIS auf vorhandene Akten in CC ECM zu. Nach Abschluss der Sitzung werden die Beschlussauszüge somit vollautomatisch vom System in den jeweiligen Akten abgelegt. Eine effiziente Möglichkeit, einen wichtigen Bereich der Verwaltungsarbeit zu erleichtern.

Außerdem werden die Bauakten vollständig in CC ECM geführt und werden dabei Automatismen für die Erfassung der Daten in CC ECM genutzt.

Stadt Wittlich

Die Stadt

Die Stadt Wittlich liegt im Landkreis Bernkastel-Wittlich und ist das Mittelzentrum für ein Einzugsgebiet im Eifel- und Moselraum mit bis zu 100.000 Einwohnern. Mit den rund 19.500 Einwohnern ist Wittlich die größte Stadt zwischen Trier und Koblenz.

Das Projekt

Die Stadt Wittlich hat zum Januar 2020 das CC ECM eingeführt. Mithilfe einer eigens gegründeten Projektgruppe im Haus wurde in Zusammenarbeit mit der Firma CC e-gov GmbH eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Durch die hohe Akzeptanz im Hause konnten wir bereits im ersten Jahr deutliche Erfolge hinsichtlich der Einführung von E-Akten erzielen. Begonnen wurde mit der Digitalisierung des Gebäude- und Liegenschaftsmanagements. Hinzu kamen Bereiche wie das Liegenschaftsamt, Sozialamt, das Bauamt, das Gewerbeamt, die Feuerwehrverwaltung, Ordnungsamt, Organisation und die Personalabteilung.

Neben der Aufstellung eines hausweiten einheitlichen Aktenplans stand auch das Thema digitale Workflows auf der Agenda. So wurde in 2020 mit der Definition eines Workflows „Neuer Mitarbeiter“ begonnen, den die Stadt Wittlich nunmehr produktiv einsetzen möchte. Durch die Corona-Pandemie gewann das Home-Office immer mehr an Bedeutung. So konnten auch hier durch die Einführung der E-Akte erste Synergien erzielt werden. 

Für das Jahr 2021 stehen weitere Prozesse wie beispielsweise digitale Beschaffungsanträge auf der Agenda. Zudem soll die Friedhofsverwaltung digitalisiert sowie die E-Rechnung umgesetzt werden. 

So formuliert es der Projektleiter bei der Stadt: "Die Zusammenarbeit mit der Firma CC e-gov gestaltet sich insbesondere mit dem zuständigen Consultant sehr harmonisch. Es wird sehr unkompliziert immer nach der besten Lösung gesucht. Deshalb wird das System im Hause auch sehr gut angenommen. In der Praxis ergeben sich immer wieder Dinge, wo wir denken, da wäre eine Verbesserung wünschenswert. Diese sammeln wir und geben diese dann an den Support weiter. Vielleicht finden diese dann in zukünftigen Releases Anwendung."

Amt Neverin

Das Amt

Im Amt Neverin sind zwölf Gemeinden zur Erledigung ihrer Verwaltungsgeschäfte zusammengeschlossen. Das Amt liegt im Landkreis Mecklenburgische Seenplatte im Süden Mecklenburg-Vorpommerns, direkt nördlich von Neubrandenburg, 

Das Projekt

Das Amt Neverin nutzt das CC DMS für den elektronischen Rechnungseingang. Alle Rechnungen werden in CC DMS erfasst. Dabei werden die Rechnungen mit den richten Kreditoren oder Debitoren aus dem HKR-Verfahren verknüpft. Nach der sachlichen Prüfung werden die Rechnungsdaten automatisch an das HKR-Verfahren für die Buchung übergeben. Nach der Buchung gelangen die Belege und Anordnungen zusammen in das elektronische Kassenarchiv in CC DMS.

Das Amt Neverin hat sich 2019 für einen Wechsel beim HKR-Verfahren entschieden. Dieser Umstieg war DMS-seitig kein Problem. Es gibt weiterhin nur ein Kassenarchiv, die Belege aus dem alten HKR-Verfahren sind weiterhin in CC DMS verfügbar. Auch das Rechnungsprüfungsamt nutzt das CC DMS für die Prüfung der Belege.

Ein Umstieg auf CC ECM ist schon geplant.

Gemeinde Gauting

Die Gemeinde

Die Gemeinde Gauting liegt südwestlich von München an der Würm, im oberbayerischen Landkreis Starnberg.

Das Projekt

Die Gemeinde Gauting hat bereits in 2017 erste Schritte im Rahmen des CC DMS unternommen und Anfang 2019 auf CC ECM umgestellt.

Jede neue Steuerakte wird in CC ECM erfasst und verwaltet. Bescheide, die aus dem HKR-Verfahren generiert werden, werden automatisiert in die richtige Akte abgespeichert. Wenn die Akte fehlt, wird diese automatisch generiert. Messbescheide werden eingescannt und anhand des Aktenzeichens des Finanzamtes die E-Akte zugeordnet. 

Geplant ist der Rechnungsworkflow in CC ECM, wobei Rechnungen in CC ECM erfasst und mit den Stammdaten aus dem HKR-Verfahren verknüpft werden. Nach der Erfassung werden die Rechnungsdaten dann automatisch an das HKR-Verfahren zur Freigabe und Buchung übergeben. Nach der Buchung landen die Belege, Anordnungen, Signaturen und weitere Informationen automatisiert in das elektronische Kassenarchiv in CC ECM.

Die Projektleiterin bei der Gemeinde Gauting formuliert es so: "Die Gemeinde setzt auf neue Wege, und hat in CC-egov einen offenen Partner gefunden. In acht Testbereichen sind bereits erste Automatisierungen und Workflows umgesetzt worden, sowie Pilotprojekte, die ganz neue Wege eröffnen. Die Gemeinde Gauting schätzt sehr, dass die Firma CC e-gov ein Customizing in dem Umfang anbietet und die Umsetzungsberatung und Offenheit, auch neue Wege mitzugehen (beispielsweise bei der Schnittstellenentwicklung, RPA-Software und Workflows) zu jederzeit in vollem Umfang unterstützt wird. Das CC ECM ist kein Produkt so rein von der Stange und das macht die Software für jede Verwaltung zu einem Gewinn."

Stadt Altentreptow

Die Stadt

Das Amt Treptower Tollensewinkel liegt im Landkreis Mecklenburgische Seenplatte in Land Mecklenburg Vorpommern. Die 20 Amtsangehörigen Gemeinden werden durch die Stadt Altentreptow als geschäftsführende Gemeinde verwaltet. Das Amtsgebiet erstreckt sich über 412,48 km².

Das Projekt

Nach 2 Jahren mit dem CC DMS stieg die Stadt Anfang 2020 aufgrund der intuitiveren Bedienung auf das CC ECM um. Neben der Aktenführung bildet die Stadt den Posteingang sowie, in Verbinung mit dem Kämmerei Verfahren mps, die kompletten Rechnungsein- und ausgangsprozesse medienbruchfrei und digital im CC ECM ab. Auch das frühere Vertragsmanagementsystem wurde durch das CC ECM abgelöst. 

Seit November 2020 wird zusätzlich das Modul Aufgabenmanagement eingesetzt, welches die digitalen Prozesse innherhalb der Verwaltung wesentlich vereinfacht. In Zeiten von Homeoffice steigt die Akzeptanz des Systems immer mehr. 

Das CC ECM ist für die Stadt damit eine wichtige zentrale Software und ein guter Wegbegleiter geworden.