Lebenshilfe Landesverband Niedersachsen e.V.
Einführung CC ECM
- Bundesland: Niedersachsen
- Mitglieder: über 16.500
- Webseite: https://www.lebenshilfe-nds.de
Die Lebenshilfe
Die Lebenshilfe Landesverband Niedersachsen e.V. wurde am 13. Oktober 1962 von 10 Orts- und Kreisvereinigungen gegründet. Heute gehören dem Landesverband 115 Mitgliedsorganisationen an. Über 75 % aller in Niedersachsen tätigen teilstationären Eingliederungseinrichtungen haben sich in der Lebenshilfe Niedersachsen als ihrem Dach- und Fachverband zusammengeschlossen.
Das Projekt
Autorin: Maren Böhm, Lebenshilfe Niedersachsen
CC ECM ist aus unserem Haus nicht mehr wegzudenken. Seitdem wir die E-Akte 2022 bei uns eingeführt haben, ist sie zu einer wichtigen Basis für unsere tägliche Arbeit geworden. Wichtige Dokumente, E-Mail-Verläufe oder Tabellen, an denen gemeinsam gearbeitet wird, liegen durch die E-Akte nun übersichtlich nach Themen oder Veranstaltungen sortiert bereit.
Die E-Akte ermöglicht zudem einen einheitlichen Workflow. Auch für neue Kolleg*innen ist die Ablage nun deutlich übersichtlicher und leichter nachzuvollziehen, was den Wissenstransfer deutlich vereinfacht. Über die Suchfunktion können Dokumente schnell und einfach gefunden werden.
Ein großer Vorteil ist dabei, dass ein Zugriff nun ganz einfach von überall möglich ist. Dies ist gerade für diejenigen Kolleg*innen, die viele Außentermine wahrnehmen bzw. im mobilen Office oder Homeoffice arbeiten, von großer Bedeutung. Auch hier hat CC ECM die Arbeit deutlich erleichtert und effizienter gemacht. Anstatt sich im Büro mit allen notwendigen Dokumenten einzudecken – ob in Papierform oder durch das Abspeichern auf einem Datenträger – ist nun ein deutlich spontaneres Arbeiten möglich.
Ein weiterer Vorteil der in diesem Zusammenhang zu nennen ist, ist die Einsparung von Zeit. Die eben beschriebenen Vorarbeiten, die einem Termin in der Vergangenheit oftmals vorausgegangen sind, haben sowohl Zeit in Anspruch genommen als auch Denkleistung erfordert. Zeitersparnis ist insgesamt ein wichtiger Punkt, der insbesondere auch die Verbandsverwaltung entlastet. In der Zeit vor CC ECM hat das Zusammenstellen von Umlaufmappen viel Zeit in Anspruch genommen und gehörte zur täglichen Arbeit der Verwaltung. Dies nahm teilweise solche Ausmaße, dass jede E-Mail ausgedruckt, einsortiert und durch das Büro gereicht wurde. Dieser Prozess ist durch CC ECM nun deutlich effizienter geworden. Dokumente werden nun bequem direkt am richtigen Platz gespeichert und können unter Anwendung von Prozessen mit ein paar Klicks in den Umlauf gegeben werden. Dies betrifft beispielsweise auch Rechnungen, die wir inzwischen über das Stempel-Tool direkt in CC ECM prüfen und weiterleiten. Auch können wir über CC ECM Dokumente ganz einfach als Dokumentenverweise an Kolleg*innen versenden. Dadurch halten wir die Anhänge von E-Mails klein und stellen insbesondere sicher, dass mit der aktuellsten Version eines Dokumentes gearbeitet wird, sodass auch Medienbrüche vermieden werden.
Ein Punkt, der schließlich nicht unwesentlich ist, ist die massive Einsparung von Ressourcen. Neben der bereits genannten Effizienz ist hier natürlich auch das Sparen von Papier oder Druckerpatronen zu nennen. Und auch Platz sparen wir durch die E-Akte. Wo früher reihenweise Ordner standen, entsteht so Platz, der zukünftig für neue, zeitgemäße Raumkonzepte genutzt werden kann, die das ganze Team nutzen kann.
Was ist bisher umgesetzt, wie wird es genutzt und angenommen?
Die Einführung der E-Akte wurde insbesondere durch die Bildung einer Projektgruppe, das Anlegen von ausführlichen FAQs und Anleitungen zu dem Thema sowie durch Schulungen für alle Mitarbeiter*innen vorbereitet. So war der Übergang für das gesamte Team gut machbar, das CC ECM wurde insgesamt sehr gut angenommen. Die Rückmeldungen sind insgesamt durchweg positiv, was auf die oben beschriebenen Vorteile zurückzuführen ist.
In der Geschäftsstelle der Lebenshilfe Niedersachsen wird CC ECM mittlerweile als Haupt- Ablage und -Umlaufort genutzt. Lediglich große Dateien wie etwa Videos oder Bilddateien mit einer hohen Auflösung oder auch einige alte Dateien liegen nicht dort ab. Auch Dateien, auf die die Kolleg*innen der drei Schul-Standorte zugreifen, liegen zur Zeit noch auf einem Server. Bei der Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilung nimmt CC ECM somit eine wichtige Rolle ein und wird von allen Mitarbeiter*innen täglich genutzt. Insgesamt befinden wir uns auf einem guten Weg, unsere Ablage, den Workflow sowie den Wissenstransfer durch CC ECM weiterhin effizienter und einheitlicher zu gestalten.