Stadt Wittlich

Erarbeitung Digitalisierungsstrategie, Einführung CC ECM,  E-Akte, einheitlicher Aktenplan, digitale Workflows, digitale Personalakte, digitale Beschaffungsanträge

Die Stadt

Die Stadt Wittlich liegt im Landkreis Bernkastel-Wittlich und ist das Mittelzentrum für ein Einzugsgebiet im Eifel- und Moselraum mit bis zu 100.000 Einwohnern. Mit den rund 19.500 Einwohnern ist Wittlich die größte Stadt zwischen Trier und Koblenz.

Das Projekt

Die Stadt Wittlich hat zum Januar 2020 das CC ECM eingeführt. Mithilfe einer eigens gegründeten Projektgruppe im Haus wurde in Zusammenarbeit mit der Firma CC e-gov GmbH eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Durch die hohe Akzeptanz im Hause konnten wir bereits im ersten Jahr deutliche Erfolge hinsichtlich der Einführung von E-Akten erzielen. Begonnen wurde mit der Digitalisierung des Gebäude- und Liegenschaftsmanagements. Hinzu kamen Bereiche wie das Liegenschaftsamt, Sozialamt, das Bauamt, das Gewerbeamt, die Feuerwehrverwaltung, Ordnungsamt, Organisation und die Personalabteilung.

Neben der Aufstellung eines hausweiten einheitlichen Aktenplans stand auch das Thema digitale Workflows auf der Agenda. So wurde in 2020 mit der Definition eines Workflows „Neuer Mitarbeiter“ begonnen, den die Stadt Wittlich nunmehr produktiv einsetzen möchte. Durch die Corona-Pandemie gewann das Home-Office immer mehr an Bedeutung. So konnten auch hier durch die Einführung der E-Akte erste Synergien erzielt werden.

Für das Jahr 2021 stehen weitere Prozesse wie beispielsweise digitale Beschaffungsanträge auf der Agenda. Zudem soll die Friedhofsverwaltung digitalisiert sowie die E-Rechnung umgesetzt werden.

Kundenzitat: „Die Zusammenarbeit mit der Firma CC e-gov gestaltet sich insbesondere mit dem zuständigen Consultant sehr harmonisch. Es wird sehr unkompliziert immer nach der besten Lösung gesucht. Deshalb wird das System im Hause auch sehr gut angenommen. In der Praxis ergeben sich immer wieder Dinge, wo wir denken, da wäre eine Verbesserung wünschenswert. Diese sammeln wir und geben diese dann an den Support weiter. Vielleicht finden diese dann in zukünftigen Releases Anwendung.“

 

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