• Enterprise Content Management Software für die Erfassung, Verwaltung, Freigabe und Archivierung von Dokumenten
  • Workflow-basierte Abbildung der Verwaltungsprozesse und Vorgangsbearbeitung in einem System
  • Ablage aus Fachverfahren und Online Portale und revisionssichere Archivierung in der E-Akte

Einfach, effizient und effektiv

CC ECM (Enterprise Content Management) stellt eine moderne Softwaretechnologie für die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten in einer Verwaltung oder Organisation bereit und verbindet diese mit verschiedenen Werkzeugen für die Vorgangsbearbeitung.

Im Jahr 2019 wurde CC ECM als Nachfolgeprodukt von CC DMS veröffentlicht. Es bildet eine Vielzahl unterschiedlicher Anwendungsfälle ab und bedarf keiner Extra-Module oder weiteren Lizenzen.

Für eine kundenspezifische Einrichtung ist lediglich eine Beratung notwendig, um die geforderten unterschiedliche Aufgaben in CC ECM umzusetzen. Dabei nutzen unsere Consultants die Erfahrung aus anderen Projekten, um Sie bestmöglich zu beraten.

CC ECM ist eine exzellente Grundlage für die Nutzung als Vertragsmanagement, der Abbildung eines Rechnungsworkflows, oder aber die Führung der E-Akte, auch und gerade vor dem Hintergrund der E-Government-Gesetze von Bund und Ländern. Letztlich kann CC ECM alle Aufgaben abbilden, für die herkömmlich eine Papieraktenführung verwendet wird – nur eben wesentlich effizienter.

Aktuelles

 

Erfassung

Automatische Datenerkennung, einfache Bedienung und direkte Integration in Office-Verfahren.

Integration

Eine vollständige E-Akte an einer Stelle. Integration von über 100 Fachverfahren schon vorhanden.

Freigabe

Starke Workflowkomponente, um beliebige Prozesse abzubilden, inkl. Signaturmöglichkeiten.

Archivierung

Revisionssichere Ablage, Aussonderung und Archivierung nach modernstem Stand.

CC ECM - Dokumentenverwaltung leicht gemacht

Nutzungsbeispiele von Kunden

Die Kernaufgabe jedes Enterprise Content Management Systems (ECM) oder Dokumentmanagementsystems (DMS) ist die Darstellung und Verwaltung der E-Akte. Das CC ECM bietet hier sehr viele Möglichkeiten.

Die Aktenstrukturen sind in CC ECM beliebig gestaltbar. Dabei gibt es keine Begrenzung an Aktentiefe, Aktentypen oder Vorgangstypen. Sie können die Strukturen so gestalten, wie das für Sie am besten passt. Unsere Consultants stehen Ihnen dabei gerne zur Seite und bringen Erfahrungen und Tipps aus vielen anderen Verwaltungen und Organisationen mit.

Im CC ECM können Sie beliebige Aktenvorlagen erstellen. Somit brauchen Sie sich nicht jedes Mal überlegen, wie die innere Struktur innerhalb der Akte aussehen soll. Mit einem Klick haben Sie eine vollständige Aktenstruktur. Dabei können Metadaten (beispielsweise Aufbewahrungsfristen), Register und Dokumentenvorlagen automatisch miterstellt werden.

Das CC ECM bietet sowohl eine zentrale als auch eine dezentrale Rechteverwaltung an. Somit können beliebige Rechtestrukturen abgebildet werden. Selbst vertrauliche Bereiche wie Personalakten und Personalrat können in CC ECM abgebildet werden, da die Rechteverwaltung ganz unkompliziert im gleichen CC ECM Arbeitsplatz abgebildet werden kann und eine Abteilung diese auch selbst vornehmen kann.

Durch die Integration mit Office und Mailverfahren können Sie ganz normal in Ihren Verfahren arbeiten. Durch die Integration werden die Änderungen direkt in die Akte übernommen und die Dokumente zentral gespeichert.


In den meisten Verwaltungen werden die Bescheide meistens nicht mehr in der Akte abgespeichert. Die Bescheide werden meistens in einem Aktenheft nach Jahr abgeheftet und bei Bedarf wird der eine Bescheid aus dem Keller wieder rausgeholt.

Mit CC ECM gehört das der Vergangenheit an. Die Bescheide werden bei der Erstellung automatisiert an das CC ECM übergeben. Dabei werden alle Bescheide anhand der vorhandenen Metadaten in die richtige Akte abgespeichert. Die Ablagestruktur kann dabei individuell definiert und eingerichtet werden. Außerdem bietet das CC ECM die Möglichkeit, anhand der Bescheide auch automatisiert die Akten mittels einer Aktenvorlage zu erstellen. Wenn Sie dann ein Schreiben bezüglich des Bescheids bekommen, ist die Ablage in der richtigen Akte schon passiert.

Die CC e-gov GmbH arbeitet hierbei mit den gängigen HKR-Verfahren aus Deutschland zusammen, um eine direkte und möglichst unkomplizierte Anbindung anzubieten. Falls Sie ein anderes Fachverfahren nutzen, binden wir auch diese gerne an.


Die E-Rechnungsverordnung stellt Verwaltungen für die Aufgabe, elektronische Rechnungen nicht nur elektronisch anzunehmen, sondern auch zu verwalten und zu speichern. Mit CC ECM können Sie das komplett abbilden.

Durch flexible Formulare können die für Sie relevanten Rechnungsdaten aus dem Dokument erfasst und hinterlegt werden. Hierbei bieten wir den Zugriff auf die Stammdaten von unterschiedlichen HKR-Verfahrenshersteller an, damit bei der Erfassung der Rechnung direkt eine Zuordnung zum richtigen Kreditor oder Debitor erfolgen kann. Die Ablage erfolgt nach Ihren vordefinierten Regeln.

Anschließend können Freigabeprozesse für die sachliche und rechnerische Mitzeichnung und die Freigabe in CC ECM hinterlegt werden. Anschließend oder alternativ direkt nach der Ablage werden die Rechnungsdaten an das HKR-Verfahren übergeben, damit die Buchung in Ihrem Verfahren getätigt werden kann. Durch die direkte Anbindung an das Fachverfahren kann jederzeit der Beleg aus CC ECM aufgerufen werden. Zustätzlich können die Anordnungsdokumente nach der Erstellung in CC ECM zu der Rechnung abgelegt und archiviert werden.

Im CC ECM stehen die bekannten Suchfunktionen auch für Rechnungen zur Verfügung. Anhand Metadaten, Termine und natürlich den Volltext können alle Rechnungen wiedergefunden und direkt in beispielsweise MS Excel ausgewertet werden. Außerdem können Kopien oder Verweise der Rechnungen in der Sachakte abgelegt werden, damit jede/r Mitarbeiter/in auf die Rechnungen zugreifen kann, natürlich im jeweiligen Rechtekontext.

Die elektronische Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Belegen, im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), ist bei den Anwendern seit Jahren gängige Praxis. Die Grundlagen unserer Softwareentwicklung sind deshalb von jeher insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (ehemals GoBS und GdPU; aktuell GoBD, BMFSchreiben vom 14.11.2014).


Das CC ECM bietet Ihnen die Möglichkeit ihre Verträge direkt im System zu speichern, anzupassen und auszuwerten. Durch flexible Formulare können beliebige Metadaten hinterlegt werden und an Ihre Bedürfnisse ganz individuell angepasst werden. Mittels automatischer Berechnungen können Fristen gespeichert werden und alle Verträge strukturiert in den richtigen Akten gespeichert werden.

Im CC ECM stehen die bekannten Suchfunktionen auch für Verträge zur Verfügung. Anhand Metadaten, Termine und natürlich den Volltext können alle Verträge wiedergefunden und direkt in beispielsweise MS Excel ausgewertet werden.

Zusätzlich können automatisierte Prozesse abgebildet werden. Damit wird keine Frist mehr verpasst. Sie werden automatisch erinnert, wenn ein Vertrag abläuft oder verlängert wird. Auch wenn die Mitarbeiter sich über die Jahre ändern, können die Fristen einfach im Auge behalten werden.

Ein strukturierter Prozess in der Vertragsverhandlung mit Workflows und Genehmigungsprozesse ist auch möglich. Der Schriftverkehr kann direkt neben den Vertragsverhandlungen gelegt werden. Abschließend ist hier natürlich auch eine Archivierung der Dokumente möglich. Somit können Sie das Vertragsmanagement direkt in die E-Akte integrieren.


Die digitale Personalakte ist ein Beispiel dafür, wie Sie mit CC ECM komplexe und vertrauliche Aufgaben einfach abbilden können.

Das CC ECM bietet sowohl eine zentrale als auch eine dezentrale Rechteverwaltung an. Somit können beliebige Rechtestrukturen abgebildet werden. Vertrauliche Bereiche wie die Personalakten können somit von der Personalabteilung selbst verwaltet werden. Die Rechteverwaltung kann ganz unkompliziert im CC ECM Arbeitsplatz abgebildet werden, dabei können auch die zentral hinterlegten Rechte durch die Abteilung innerhalb der Akte entzogen werden.

Durch diese Rechteverwaltung wäre es beispielsweise möglich, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nur Zugriff auf die Gehaltsabrechnungen in der Akte zu geben, nicht aber auf die Gesamtakte. Wenn Sie dazu noch einen Workflow einrichten, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter automatisch benachrichtigt werden, sobald eine neue Gehaltsabrechnung in der Akte vorhanden ist.

Wenn Sie eigene Software für das Personalmanagement nutzen, kann diese auch meistens angebunden werden. Somit können Sie die Dokumente, die Sie mit diesem Verfahren erstellen, automatisch in die richtige Akte ablegen.


Das Onlinezugangsgesetz (OZG) bringt diverse Aufgaben für die Verwaltungen mit. Um Bürgerinnen und Bürger eine bessere Dienstleistung zu bieten, sollten Verwaltungsleistungen über Online-Portale angeboten werden. Für Verwaltungen bietet so ein Portal auch viele Vorteile und Effizienzgewinne, wenn das Portal auch an Fachverfahren und an die E-Akte angebunden ist.

Das CC ECM bietet mit dem CC Webservice eine Schnittstelle, die durch alle Portale und CMS Systeme online oder im Verwaltungsnetzwerk angesprochen werden kann. Hier stehen prinzipiell alle Funktionen zur Verfügung, die im Client auch manuell angestoßen werden können. So können automatisiert Online-Anfragen direkt in die Akte abgelegt oder in CC ECM Prozesse angestoßen werden. Eine Integration zwischen Front- und Back-End der Verwaltung ist Voraussetzung für eine gelungene Verwaltungsarbeit und bessere Dienstleistung.

Wir stehen Ihnen gerne beim Übergang zur „Verwaltung 4.0“ zur Seite.


Schnittstellen

Die Einführung einer E-Akte ist kein einfaches IT-Projekt. Es werden Akten- und Organisationsstrukturen angepasst, Prozesse überdacht und ggf. auch herkömmliche Arbeitsabläufe erneuert. Hinzu kommen meist die Anbindungen an andere Fachverfahren.

In einer Durchschnittskommune können über 20 unterschiedliche Verfahren im Einsatz sein, welche separate Dokumente erzeugen. Der Ansatz der CC e-gov GmbH ist es, eine vollständige E-Akte an nur einer Stelle zu haben.

Das CC ECM bietet daher offene Schnittstellen auf Basis von Windows API, Webservice und CMIS an, um unterschiedliche Verfahren und deren Dokumente schnell und medienbruchfrei in der E-Akte abzulegen.

Durch die jahrelange Erfahrung haben wir bereits mehr als 100 Fachverfahren angebunden. Wünschen Sie auch die Anbindung eines Ihrer Fachverfahren, so nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.

Referenzen

aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltungen:

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