Samtgemeinde Jesteburg: Entscheidung für CC DMS

Die Samtgemeinde Jesteburg (Niedersachsen, ca. 8.000 Einwohner) hat im Januar 2016 eine Hauslizenz von CC DMS erworben. Damit kann die Verwaltung der in der Metropolregion Hamburg liegenden Kommune CC DMS verwaltungsweit an allen Arbeitsplätzen einsetzen.

In Jesteburg ist unser Ratsinformatiionssystem bereits seit mehr als 10 Jahren erfolgreich im Betrieb. Wir freuen uns über das mit der Entscheidung für CC DMS verbundene Vertrauen und auf eine gute Zusammenarbeit im Projekt.

Sicher vor 'Locky und Konsorten'

 

Viele Verwaltungen sind beunruhigt: Krypto-Trojaner-Attacken stellen ein zunehmendes Risiko dar. Wie die Presse aktuell berichtet kommt es inzwischen bereits dazu, dass Kommunen an solche Angreifer Lösegeld bezahlen. 

Mit dem Umstieg auf die eAkte und dem Verzicht auf die Papierablage würden sämtliche Verwaltungsakten diesem Risiko unterliegen.

Aus diesem Anlass geben wir hier gerne eine Produktinformation unseres Partners FAST LTA, München weiter. Zahlreiche Verwaltungen setzen mittlerweile die dort hergestellten WORM-Speichergeräte Silent Cubes zusammen mit CC DMS zur Langzeitarchivierung ein.

Daten, die auf Silent Cubes gespeichert sind, sind durch lineare Dateistruktur, integrierte Struktursicherheit und WORM-Versiegelung vor Verlust geschützt.

Sollte es doch mal ein verschlüsselter Datensatz bis auf den Silent Cube schaffen, kann mit überschaubarem Aufwand immer eine vorher gespeicherte Version wiederhergestellt werden.
Kein anderes Speichersystem ist von Haus aus und "by design" so sicher!

Technische Hintergrundinformationen finden Sie hier

Wirtschaftsprüferzertifikat für CC DMS

MAZARS zertifiziert CC DMS

Die elektronische Archivierung von im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aufbewahrungspflichtigen Belegen ist seit Jahren gängige Praxis bei den Anwendern von CC DMS. Grundlage unserer Softwareentwicklung sind deshalb von jeher insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (ehemals GoBS und GdPU; aktuell GoBD, BMFSchreiben vom 14.11.2014).

In den letzten Monaten sind vermehrt Anforderungen nach einer entsprechenden Zertifizierung der Software an uns herangetragen worden, insbesondere im Zusammenhang mit Fördermittelvergaben.

Wir haben uns deshalb auf Basis eines schriftlichen Vertrages und unter Anwendung der Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1. Januar 2017 erfolgreich einer Prüfung in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der von uns entwickelten Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware CC DMS Version 2.11 (im folgenden CC DMS Version 2.11) durch die Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft unterzogen.

Ziel der Prüfung war es zu beurteilen, ob mithilfe der CC DMS Version 2.11 bei sachgerechtem Einsatz eine den gesetzlichen Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitskriterien entsprechende Dokumentenverwaltung erfolgen kann, wobei zum Prüfungsumfang der CC DMS Version 2.11 folgende Module gehörten:

  • CC DMS Arbeitsplatz Version 2.11 Build 982
  • CC DMS Admin Tools Build 317
  • CC DMS Server Build 815
  • CC DMS Document Store Build 815
  • CC DMS Dokumentenindex (einschließlich CC DMS ScanClient) Build 169
  • CC DMS Ablagesteuerung (ehemals CC Archiv) Build 485

Die Prüfung wurde unter Beachtung des vom Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) veröffentlichten Prüfungsstandards „Die Prüfung von Softwareprodukten“ (IDW PS 880) durchgeführt.

Der Prüfbericht liegt uns vor, die Herausgabe an Dritte ist allerdings an die Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1. Januar 2017 gebunden und erfolgt direkt durch den Wirtschaftsprüfer.

Sofern Sie Zugang zur Bescheinigung oder zu dem Bericht über die Prüfung der Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware CC DMS Version 2.11 vom 6. Mai 2019 wünschen, verwenden Sie bitte den folgenden Link, um die Unterlagen per E-Mail anzufordern:

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Das sagen unsere Kunden

  • "Nach den guten Erfahrungen von Verwaltung, Politik, Presse und Öffentlichkeit mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS, das wir seit 2004
  • "Die Gemeinde Jork hat ihre Gremiensitzungen und das verwaltungsinterne Sitzungsmanagement im Jahr 2010 im Konzept „Kommunalpolitik Online" vollständig
  • "Mit ALLRIS und dem eigenverantwortlichen Einsatz von iPads leisten wir bei der Gremienbetreuung einen deutlichen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung.
  • "Die Führung des eAktes mit CC DMS hat entscheidende Vorteile. Strukturierte Ablage, schnelles Auffinden der Vorgänge und der gleichzeitige
  • "CC DMS ist seit 2011 die Basis für die elektronische Vorgangsbearbeitung der Gemeindeverwaltung. Die elektronische Mitzeichnung, der digitale
  • "Mit der Einführung der digitalen Ratsarbeit und damit der ALLRIS-App im Jahr 2013 für den Tuttlinger Gemeinderat haben
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