Neue Partnerschaft mit der SmartDocuments Deutschland GmbH

Die Firmen CC e-gov GmbH und SmartDocuments Deutschland GmbH haben eine partnerschaftliche Zusammenarbeit vereinbart, um – insbesondere kommunale - Kunden noch besser bedienen zu können.

Das durch Wirtschaftsprüfer zertifizierte System CC ECM bietet die rechtssichere Basisplattform für den gesamten Lebenszyklus der elektronischen Akte. Von der Erfassung bzw. Erzeugung der Dokumente über die digitalen (Freigabe-)Prozesse bis hin zur Aussonderung und Archivierung der Vorgänge wird die E-Akte vollständig abgebildet. Die Software ist damit die Grundlage für die Digitalisierung der Verwaltung und die Umsetzung des EGovG und Online Zugangsgesetz (OZG). 

SmartDocuments ist eine speziell für die Automatisierung der Dokumentenerstellung entwickelte Lösung. Das webbasierte Verfahren bietet Organisationen jeder Größe einerseits die Möglichkeit die Vorlagenverwaltung zu vereinfachen und vereinheitlichen, sowie anderseits allen Nutzern die Möglichkeit, sehr einfach und automatisiert Dokumente anhand dieser Vorlagen zu erstellen.

Die Firma SmartDocuments hat einen niederländischen Ursprung. Dort ist das Verfahren schon bei vielen Kommunen und anderen Organisationen im Einsatz. Paul Lindert, Sales Direktor bei SmartDocuments, erinnert sich: „In 2004 trat das “Archiefwet” in Kraft, das alle niederländischen Behörden dazu verpflichtete, auf eine elektronische Aktenführung umzusteigen.”. Das niederländische Äquivalent zum deutschen E-Government Gesetz (EGovG) trat also bereits vor 15 Jahren in Kraft. Seitdem wurde das System kontinuierlich angepasst und verbessert. Derzeit ist SmartDocuments in mehr als 40 Ländern und bei über 500 Kunden im Einsatz.

Christian Mettner, Sales Director Deutschland, dazu:

„Wir sind die Verbindungsstelle zwischen dem DMS/ECM und den Mitarbeitern und sorgen für eine benutzerfreundliche, einheitliche und automatische Erzeugung der Dokumente in der E-Akte. Somit ist eine Partnerschaft mit einem DMS-Hersteller nur logisch, und die CC e-gov GmbH hat sich als idealer Partner für den kommunalen Markt erwiesen.“

 Adriaan van Haeften, Geschäftsbereichsleiter CC DMS / CC ECM:

„SmartDocuments bietet unsere Kunden eine sehr sinnvolle Erweiterung und Erleichterung in der täglichen Arbeit mit Dokumenten an. Direkt aus der Akte können Dokumente mit spezifischen Metadaten generiert und wieder abgelegt werden. So kann die tägliche Arbeit noch einfacher gestaltet werden. CC ECM ist eine leistungsfähige Software für die Akte und für die Vorgangsbearbeitung, SmartDocuments ist eine exzellente Erweiterung dazu.“

Die ersten gemeinsamen Projekte sind jetzt schon in der Umsetzung.

Freigabe CC ECM 1.2

Im Februar 2021 wurde CC ECM Version 1.2 veröffentlicht. 

Mit dem Modul CC ECM Aufgabenmanagement wurde eine neue Kernkomponente implementiert, um verschiedene komplexe Aufgabenprozesse im CC ECM direkt abzubilden. Das Modul ist mit der Version 1.2 nochmal erheblich erweitert. Die Umsetzung der Aufgabenprozesse erfolgt auf einer einfach zu bedienenden und übersichtlichen Oberfläche. Dabei erfolgt eine direkte Verknüpfung der Aufgabenprozesse mit den Akten und Dokumenten innerhalb des CC ECM, wodurch Medienbrüche endgültig der Vergangenheit angehören. Damit ist das CC ECM die ideale Plattform zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Sobald die Bürgerportale aktiviert sind, können somit beliebige Leistungen online angeboten und in der Verwaltung komplett digital abgearbeitet werden.

Des Weiteren ist mit der Version 1.2 das Modul CC ECM CMIS dazugekommen. Damit unterstützt CC ECM nun den offenen und herstellerunabhängigen CMIS-Standard zur Anbindung von ECM-systemen an andere Verfahren. 

Sie haben weitere Fragen zur neuen Version?

Bitte wenden Sie sich jederzeit an uns.

An dieser Stelle möchten wir den vielen Anwenderinnen und Anwendern herzlich danken, die CC ECM genutzt und uns auch Feedback gegeben haben. Wir schätzen das Feedback immer sehr - gemeinsam wird das Produkt immer besser und Sie wissen am besten was Sie in der täglichen Arbeit brauchen.

Zertifizierung für CC ECM 1.1

Zertifizierung für CC ECM 1.1

Die elektronische Archivierung von im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aufbewahrungspflichtigen Belegen ist seit Jahren gängige Praxis bei unseren Anwendern. Grundlage unserer Softwareentwicklung sind deshalb von jeher insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (ehemals GoBS und GdPU; aktuell GoBD, BMFSchreiben vom 14.11.2014).

Wie für CC DMS haben wir wir auch für das CC ECM auf Basis eines schriftlichen Vertrages und unter Anwendung der Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1. Januar 2017 erfolgreich einer Prüfung in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der von uns entwickelten Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware CC ECM Version 1.1 durch die Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft unterzogen.

Ziel der Prüfung war es zu beurteilen, ob mithilfe der CC ECM Version 1. 1 bei sachgerechtem Einsatz eine den gesetzlichen Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitskriterien entsprechende Dokumentenverwaltung erfolgen kann, wobei zum Prüfungsumfang der CC ECM Version 1.1 folgende Module gehörten:

  • CC ECM Server (einschließlich CC ECM Admin Tools)
  • CC ECM Ablagesteuerung
  • CC ECM Arbeitsplatz
  • CC ECM DCS
  • CC ECM Dokumentindex (einschließlich CC ECM Scan Client)

Die Prüfung wurde unter Beachtung des vom Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) veröffentlichten Prüfungsstandards „Die Prüfung von Softwareprodukten“ (IDW PS 880) durchgeführt.

Der Prüfbericht liegt uns vor, die Herausgabe an Dritte ist allerdings an die Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1. Januar 2017 gebunden und erfolgt direkt durch den Wirtschaftsprüfer.

Sofern Sie Zugang zur Bescheinigung oder zu dem Bericht über die Prüfung der Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware CC ECM Version 1.1 vom 6. Mai 2020 wünschen, verwenden Sie bitte den folgenden Link, um die Unterlagen per E-Mail anzufordern:

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Das sagen unsere Kunden

  • "Mit ALLRIS und dem eigenverantwortlichen Einsatz von iPads leisten wir bei der Gremienbetreuung einen deutlichen Beitrag zur Haushaltskonsolidierung.
  • "Die Gemeinde Jork hat ihre Gremiensitzungen und das verwaltungsinterne Sitzungsmanagement im Jahr 2010 im Konzept „Kommunalpolitik Online" vollständig
  • "CC DMS ist seit 2011 die Basis für die elektronische Vorgangsbearbeitung der Gemeindeverwaltung. Die elektronische Mitzeichnung, der digitale
  • "Nach den guten Erfahrungen von Verwaltung, Politik, Presse und Öffentlichkeit mit dem Ratsinformationssystem ALLRIS, das wir seit 2004

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