CC DMS stellt die für die tägliche Vorgangs- und Fallbearbeitung notwendigen Informationen über elektronische Aktenordner bereit. Diese eAkten bilden den herkömmlichen, in Papier vorliegenden Vorgang vollständig ab und ermöglichen so eine schnelle und effektive Umstellung auf eine elektronische Vorgangsbearbeitung. Eigene Dokumente werden dabei vorzugsweise mit MS-Office direkt in der elektronischen Akte erzeugt, oder aus einem Fachverfahren übernommen. Eingangsschreiben finden leicht den Weg zum Vorgang, dies gilt für elektronische wie herkömmliche Posteingänge. Alle Dokumente werden rechtssicher aufbewahrt. CC DMS unterstützt dabei die Konvertierung von Dokumenten nach PDF/A ohne zusätzliche Software. Die Anwender greifen grundsätzlich über den Vorgangsordner auf die elektronisch gespeicherten Informationen zu ohne über Speicherorte, revisionssichere oder veränderbare Ablage und ähnliche technische Fragen nachdenken zu müssen. Volltext- und Indexsuche, Benutzerordner und Favoriten ermöglichen ein schnelles Auffinden von Vorgängen auch bei sehr großen Dokumentmengen.

Mit dem Einsatz von CC DMS können kundenindividuell ganz unterschiedliche Aufgabenstellungen abgebildet werden – von der Archivinsel für eine spezielle Fachanwendung bis hin zum firmen- oder verwaltungsweiten Einsatz als Grundlage für die gesamte Aktenführung. Letztlich kann CC DMS alle Aufgaben abbilden, für die herkömmliche Aktenordner verwendet werden – nur eben wesentlich effizienter.

Dabei spielt die Zusammenarbeit mit bereits vorhandenen Fachanwendungen sehr oft eine wesentliche Rolle. CC DMS ist darauf bestens vorbereitet, für zahlreiche Verfahren sind die Schnittstellen bereits realisiert. Individuell gestaltbare Scannerlösungen und eine leistungsfähige Mailarchivierung runden das Verfahren ab.

CC DMS arbeitet mit den marktgängigen Groupwarelösungen und mit MS-Office integriert zusammen. Verweise auf Vorgänge und Dokumente oder auch Dokumentkopien können mit den jeweiligen Mailsystemen versendet und empfangen werden. Ein Klick auf den Verweis öffnet den Vorgang in CC DMS. Termin- bzw. Aufgabenverwaltung werden für die persönliche Wiedervorlage verwendet.

E-Mails werden auf Mausklick der eAkte zugeordnet. In vielen Projekten ist auf dieser Grundlage die gesamte Vorgangsbearbeitung abbildbar. Die Steuerung der Arbeitsabläufe erfolgt dabei häufig über das führende Fachverfahren, welches die eAkte aus CC DMS verwendet. Eine Abbildung der Prozesse im Sinne von Vorgangssteuerungssystemen ist somit zunächst nicht zwingend notwendig. Dies reduziert nicht nur ganz erheblich die Einführungskosten des Systems, sondern erhöht gleichzeitig die Akzeptanz bei den Anwendern deutlich.

Zur Vorgangssteuerung kann CC DMS mit einem eigenen Workflowmodul erweitert werden. Die Arbeitsabläufe werden dann zunächst in einem grafischen Editor kundenindividuell beschrieben und als Regelwerk festgelegt. Die Anwender lösen einen Workflowschritt aus, indem sie für einen Vorgang einen Bearbeitungsstatus setzen. Routinevorgänge wie zum Beispiel interne Mitzeichnungsverfahren werden bei der Arbeit mit dem CC DMS Workflow auf die Bedienung mit einem Weiter/Zurück-Button reduziert. Dadurch wird der Arbeitsablauf insgesamt erheblich beschleunigt und eine deutliche Entlastung an den Arbeitsplätzen erreicht. Das Verfahren ist dabei flexibel: es kann jederzeit im Sinne eines adhoc-Workflows vom hinterlegten Prozess abgewichen werden.

Im Workflow notwendige Aktionen in CC DMS, wie zum Beispiel der Durchlauf von Dokumenten durch die Benutzerpostkörbe erfolgen dann im Rechtekontext sog. passiver CC DMS-Nutzer. Das bringt zwei wesentliche Vorteile mit sich: Passive CC DMS-Lizenzen verursachen zum einen keine Lizenzkosten, zum anderen wird die Rechteverwaltung für den Workflowbereich dadurch ganz wesentlich vereinfacht. Die notwendige Zugriffsrechte müssen also nicht für alle CC DMS-Benutzer, sondern nur für die "elektronischen Hausboten" verwaltet werden.

CC DMS bietet eine reichhaltige Werkzeugauswahl zur elektronischen Vorgangsbearbeitung, die sich optimal in vorhandene Kommunikationsstrukturen einfügt und kaum Wünsche offen lässt. Der Schlüssel zum Erfolg liegt auch und gerade hier im organisatorischen Bereich.

MAZARS zertifiziert CC DMS

Die elektronische Archivierung von im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) aufbewahrungspflichtigen Belegen ist seit Jahren gängige Praxis bei den Anwendern von CC DMS. Grundlage unserer Softwareentwicklung sind deshalb von jeher insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (ehemals GoBS und GdPU; aktuell GoBD, BMFSchreiben vom 14.11.2014).

In den letzten Monaten sind vermehrt Anforderungen nach einer entsprechenden Zertifizierung der Software an uns herangetragen worden, insbesondere im Zusammenhang mit Fördermittelvergaben.

Wir haben uns deshalb auf Basis eines schriftlichen Vertrages und unter Anwendung der Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1. Januar 2017 erfolgreich einer Prüfung in Bezug auf die Ordnungsmäßigkeit der von uns entwickelten Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware CC DMS Version 2.11 (im folgenden CC DMS Version 2.11) durch die Mazars GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft unterzogen.

Ziel der Prüfung war es zu beurteilen, ob mithilfe der CC DMS Version 2.11 bei sachgerechtem Einsatz eine den gesetzlichen Ordnungsmäßigkeits- und Sicherheitskriterien entsprechende Dokumentenverwaltung erfolgen kann, wobei zum Prüfungsumfang der CC DMS Version 2.11 folgende Module gehörten:

• CC DMS Arbeitsplatz Version 2.11 Build 982
• CC DMS Admin Tools Build 317
• CC DMS Server Build 815
• CC DMS Document Store Build 815
• CC DMS Dokumentenindex (einschließlich CC DMS ScanClient) Build 169
• CC DMS Ablagesteuerung (ehemals CC Archiv) Build 485

Die Prüfung wurde unter Beachtung des vom Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) veröffentlichten Prüfungsstandards „Die Prüfung von Softwareprodukten“ (IDW PS 880) durchgeführt.

Der Prüfbericht liegt uns vor, die Herausgabe an Dritte ist allerdings an die Allgemeinen Auftragsbedingungen für Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vom 1. Januar 2017 gebunden und erfolgt direkt durch den Wirtschaftsprüfer.

Sofern Sie Zugang zur Bescheinigung oder zu dem Bericht über die Prüfung der Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware CC DMS Version 2.11 vom 6. Mai 2019 wünschen, verwenden Sie bitte den folgenden Link, um die Unterlagen per E-Mail anzufordern:

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