Rechnungsworkflow

Die E-Rechnungsverordnung stellt Verwaltungen für die Aufgabe, elektronische Rechnungen nicht nur elektronisch anzunehmen, sondern auch zu verwalten und zu speichern. Mit CC ECM können Sie das komplett abbilden.

Durch flexible Formulare können die für Sie relevanten Rechnungsdaten aus dem Dokument erfasst und hinterlegt werden. Hierbei bieten wir den Zugriff auf die Stammdaten von unterschiedlichen HKR-Verfahrenshersteller an, damit bei der Erfassung der Rechnung direkt eine Zuordnung zum richtigen Kreditor oder Debitor erfolgen kann. Die Ablage erfolgt nach Ihren vordefinierten Regeln.

Anschließend können Freigabeprozesse für die sachliche und rechnerische Mitzeichnung und die Freigabe in CC ECM hinterlegt werden. Anschließend oder alternativ direkt nach der Ablage werden die Rechnungsdaten an das HKR-Verfahren übergeben, damit die Buchung in Ihrem Verfahren getätigt werden kann. Durch die direkte Anbindung an das Fachverfahren kann jederzeit der Beleg aus CC ECM aufgerufen werden. Zustätzlich können die Anordnungsdokumente nach der Erstellung in CC ECM zu der Rechnung abgelegt und archiviert werden.

Im CC ECM stehen die bekannten Suchfunktionen auch für Rechnungen zur Verfügung. Anhand Metadaten, Termine und natürlich den Volltext können alle Rechnungen wiedergefunden und direkt in beispielsweise MS Excel ausgewertet werden. Außerdem können Kopien oder Verweise der Rechnungen in der Sachakte abgelegt werden, damit jede/r Mitarbeiter/in auf die Rechnungen zugreifen kann, natürlich im jeweiligen Rechtekontext.

Die elektronische Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Belegen, im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), ist bei den Anwendern seit Jahren gängige Praxis. Die Grundlagen unserer Softwareentwicklung sind deshalb von jeher insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (ehemals GoBS und GdPU; aktuell GoBD, BMFSchreiben vom 14.11.2014).

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