Die Firmen CC e-gov GmbH und SmartDocuments Deutschland GmbH haben eine partnerschaftliche Zusammenarbeit vereinbart, um – insbesondere kommunale - Kunden noch besser bedienen zu können.

Das durch Wirtschaftsprüfer zertifizierte System CC ECM bietet die rechtssichere Basisplattform für den gesamten Lebenszyklus der elektronischen Akte. Von der Erfassung bzw. Erzeugung der Dokumente über die digitalen (Freigabe-)Prozesse bis hin zur Aussonderung und Archivierung der Vorgänge wird die E-Akte vollständig abgebildet. Die Software ist damit die Grundlage für die Digitalisierung der Verwaltung und die Umsetzung des EGovG und Online Zugangsgesetz (OZG). 

SmartDocuments ist eine speziell für die Automatisierung der Dokumentenerstellung entwickelte Lösung. Das webbasierte Verfahren bietet Organisationen jeder Größe einerseits die Möglichkeit die Vorlagenverwaltung zu vereinfachen und vereinheitlichen, sowie anderseits allen Nutzern die Möglichkeit, sehr einfach und automatisiert Dokumente anhand dieser Vorlagen zu erstellen.

Die Firma SmartDocuments hat einen niederländischen Ursprung. Dort ist das Verfahren schon bei vielen Kommunen und anderen Organisationen im Einsatz. Paul Lindert, Sales Direktor bei SmartDocuments, erinnert sich: „In 2004 trat das “Archiefwet” in Kraft, das alle niederländischen Behörden dazu verpflichtete, auf eine elektronische Aktenführung umzusteigen.”. Das niederländische Äquivalent zum deutschen E-Government Gesetz (EGovG) trat also bereits vor 15 Jahren in Kraft. Seitdem wurde das System kontinuierlich angepasst und verbessert. Derzeit ist SmartDocuments in mehr als 40 Ländern und bei über 500 Kunden im Einsatz.

Christian Mettner, Sales Director Deutschland, dazu:

„Wir sind die Verbindungsstelle zwischen dem DMS/ECM und den Mitarbeitern und sorgen für eine benutzerfreundliche, einheitliche und automatische Erzeugung der Dokumente in der E-Akte. Somit ist eine Partnerschaft mit einem DMS-Hersteller nur logisch, und die CC e-gov GmbH hat sich als idealer Partner für den kommunalen Markt erwiesen.“

 Adriaan van Haeften, Geschäftsbereichsleiter CC DMS / CC ECM:

„SmartDocuments bietet unsere Kunden eine sehr sinnvolle Erweiterung und Erleichterung in der täglichen Arbeit mit Dokumenten an. Direkt aus der Akte können Dokumente mit spezifischen Metadaten generiert und wieder abgelegt werden. So kann die tägliche Arbeit noch einfacher gestaltet werden. CC ECM ist eine leistungsfähige Software für die Akte und für die Vorgangsbearbeitung, SmartDocuments ist eine exzellente Erweiterung dazu.“

Die ersten gemeinsamen Projekte sind jetzt schon in der Umsetzung.

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