• Sitzungsmanagement-Software für die Terminplanung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen
  • Vollständige Bearbeitung inkl. Abbildung der Verwaltungsprozesse in einem System

Individuell, umfassend und flexibel

ALLRIS ist ein umfassendes Sitzungsmanagement- und Gremieninformationssystem.

Verwaltungsprozesse im Sitzungsdienst werden vollständig digitalisiert, was zu einer nachhaltigen Effizienzsteigerung führt. Insbesondere die Bereitstellung aller Sitzungsunterlagen in digitaler Form sind eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsprozess.

ALLRIS wird individuell auf die Wünsche des Kunden angepassst und kann durch verschiedene Module erweitert werden. Eine Übersicht aller Module finden Sie im weiteren Verlauf dieser Seite.

Neben der Konfigurierbarkeit bietet ALLRIS insbesondere Gremienmitgliedern die Möglichkeit komplett digital zu arbeiten. Mit Hilfe der eigenen ALLRIS-App (Android, iOS und Windows 10) wird das mobile Arbeiten einfach und digital. 

Aktuelles

Planung

Sitzungsplanung und Stammdatenpflege leicht gemacht. Freigabeworkflows und Signaturvorgänge, alles in einem System.

Vorbereitung

Vorlagenerstellung und -generierung immer im richtigen Format. Und für Politiker alles digital über den Browser oder über die App verfügbar.

Durchführung

Einfaches Protokollieren, digitale Abstimmung und mit nur einem Klick die Herausgabe der Dokumente an die Öffentlichkeit und Presse.

Nachbereitung

Beschlussauszüge einfach generieren, Beschluss-nachverfolgungsworkflows und eine direkte Verknüpfung zum HKR-Verfahren für das Sitzungsgeld.

ALLRIS - das umfassende Sitzungsdienstsystem

  • Strukturierter Ablauf
  • Frühzeitige Einbindung der Beteiligten in den Prozess
  • Nachverfolgbarkeit von Änderungen
  • Workflow: Digitaler Mitzeichnungs- und Freigabeprozess
  • Anlagen: Unterscheidung in öffentliche und nichtöffentliche Inhalte

  • Papierlose Einladung statt Briefumschläge befüllen
  • Teilnahmebestätigung online
  • Automatisierte Erstellung der Tagesordnung
  • Automatische Erstellung der Sitzungspakete für den Einladungsversand mit Papier
  • Automatische Aufnahme von Inhalten und Standardtexten in Sitzungsdokumente
  • Einfache Bearbeitung automatisch bereitgestellter Sitzungsinhalte
  • Strukturierte Erfassung der Anwesenheit (Ausgabe in Einladung, Niederschrift, Grundlage der Sitzungsgeldabrechnung)
  • Vorformulierte und standardisierte Niederschrift mit automatisierten Inhalten
  • Bis zu 6 unterschiedlich konfigurierbare Niederschriftsdokumente pro Gremium (z.B. öffentlich, nichtöffentlich, vertraulich)
  • Automatische Erstellung von Niederschriftsauszügen ohne manuelle Verteilung an die Fachabteilungen
  • Möglichkeit der frühzeitigen Information über gefasste Beschlüsse (Kurzprotokoll)

  • Mitzeichnung und Freigabe von Vorlagen
  • Abstimmung der Tagesordnung einer Sitzung
  • Abstimmung der Niederschrift einer Sitzung (Nachvollziehbarkeit von Änderungen)
  • Dokumentation der Umsetzung eines Beschlusses (Beschlussverfolgung)
  • Implementierung von vordefinierten Abläufen und ad-hoc Workflows
  • Automatisierte Mailbenachrichtigung

  • Unterstützung der mobilen Gremienarbeit
  • Nutzung der App ersetzt Papier
  • Offline-Verfügbarkeit aller Sitzungsunterlagen
  • Kommentarmöglichkeiten (Anbringen von eigenen Kommentaren auf den Unterlagen welche über den gesamten Beratungsverlauf und darüber hinaus verfügbar bleiben)
  • Suche über alle App-Inhalte, alle Unterlagen einer Sitzung oder über ein Dokument verfügbar
  • ALLRIS App im Apple AppStore
  • ALLRIS App im Google Play Store
  • ALLRIS App im Microsoft Store

  • offene, namentliche und geheime Abstimmungen durchführen
  • Abstimmung im Umlaufverfahren
  • Abstimmung in der Sitzung (in Präsenz oder in einer Videokonferenz)

  • Digitale Gremienarbeit statt schwerer Aktenordner
  • ALLRIS App
  • Kooperationsmöglichkeit über Notizen und Foren
  • Anträge im System erstellen und einreichen

  • Darstellung aller öffentlichen Informationen aus dem Sitzungsdienst
  • Optische Einbindung der Informationen in die Website des Kunden
  • Inhaltliche Integration - Portalsuche auf der Website zeigt auch Inhalte aus ALLRIS an

  • Nachverfolgbarkeit der Umsetzung gefasster Beschlüsse für Verwaltung und Gremienmitglieder
  • Beschlusscontrolling durch eine zentrale Stelle
  • Vorgang analog zum Vorlagenworkflow

  • Einmalige Abbildung der Satzung, danach nur noch Auszahlung der errechneten Beträge (ergibt sich aus Sitzungsbearbeitung)
  • Beliebige Dokumente
  • Übergabe an HKR-Verfahren
  • Kontoauszüge der Gremienmitglieder werden diesen online zur Verfügung gestellt

  • mTAN (Versand einer SMS) oder
  • TOTP (Einmalkennwort über eine App) als Zweitfaktor möglich
  • Erhöhung der Sicherheit, wer Zugang zum System hat

  • Anbindung jedes Dokumentenmanagementsystems, das eine CMIS-Schnittstelle zur Verfügung stellt
  • Verknüpfung der Vorlage mit der Sachakte
  • Automatische Dokumentablage im DMS
  • Revisionssicheres Sitzungsarchiv im DMS

  • Bereitstellung der ALLRIS-Informationen im OParl-Standard
  • Einbindung der Informationen in beliebigen Systemen möglich
  • einige CMS-Hersteller nutzen OParl zur Integration der Sitzungsinformationen

  • Eigenes Dokumentvorlagenlayout
  • Vollständig anpassbare Berechtigungen
  • Vollständig anpassbare Anzeige von Informationen
  • Vielfältige Möglichkeiten zur Abbildung von organisatorischen Abläufen
  • Standardisierung und Automatisierung von Dokumentinhalten

  • Anzeige aktueller Gremienbesetzungen
  • Historie und Pflege (Wer war wann in welchem Gremium?)
  • Grundlage für Sitzungsgeldabrechnung

  • Nachverfolgbarkeit von erfolgten Änderungen im System
  • Protokollierung der Stammdatenbearbeitung
  • Protokollierung der Veränderungen an Berechtigungen

  • Berichtsgenerator an jeder beliebigen Stelle im Programm
  • Volltextsuche mit Ergebnisranking
  • Zahlreiche Auswahl- und Filtermethoden

Das "Rundum-sorglos-Paket"

Wir bieten Ihnen alles aus einer Hand, damit Sie sich keine Gedanken über die Infrastruktur, sondern nur über den Inhalt machen müssen:
 

Software as a Service

Seit mehr als 10 Jahren nutzen viele unserer Anwender unseren Rechenzentrumsbetrieb am Standort Düsseldorf. Mittlerweile vertrauen mehr als 250 Verwaltungen auf unser sicheres und datenschutzkonformes Angebot in Sachen ALLRIS-Webserverbetrieb. Eine Bereitstellung der Daten für die Sitzungsteilnehmer und die Öffentlichkeit wird somit sichergestellt.

Mit unserem Produkt ALLRIS 4 können Sie auch die gesamte Software bei uns hosten. Unkompliziert und mit den höchsten Sicherheitsstandards.

Mobile Endgeräte

Der Einsatz mobiler Endgeräte in der Gremienarbeit ist bei den ALLRIS-Anwendern weit verbreitet. In aller Regel wird dies mit dem Verzicht auf den Versand gedruckter Unterlagen verbunden, wodurch schnell erhebliche Kostensenkungen realisiert werden. Über unseren Partner Gesellschaft für digitale Bildung (http://www.gfdb.de) sind wir in der Lage, unseren ALLRIS-Anwendern geeignete mobile Endgeräte auch im Wege von Mietkauf bzw. Miete anzubieten. Dadurch ist der Einstieg in die digitale Gremienarbeit ohne Erstinvestition in diese Hardware und insgesamt zu sehr wirtschaftlichen Konditionen möglich.

MDM

Die Datenschutzbeauftragten der Länder weisen seit einiger Zeit auf die Notwendigkeit hin, die Einhaltung des Datenschutzes für die den Gremienangehörigen zur Verfügung gestellten mobilen Endgeräte durch eine zentrale Verwaltung sicherzustellen.

Vor diesem Hintergrund stellen wir eine webbasierte Lösung bereit, die den datenschutzrechtlichen Anforderungen an ein Mobile Device Management (MDM) umfassend Rechnung trägt. ALLRIS MDM setzt keine Installation beim Kunden voraus. Das webbasierte Verfahren erfordert keine Erstinvestition und wird mit einer Monatspauschale – gestaffelt nach der Anzahl der verwalteten Geräte – abgerechnet.

Referenzen

hier ein Auszug unserer Referenzen in Deutschland:

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Dann senden Sie uns bitte eine Nachricht mit Ihrem Anliegen und Ihren Kontaktdaten. Wir nehmen so schnell wie möglich Kontakt mit Ihnen auf.