Schloss-Stadt Hückeswagen

CC ECM, E-Akte, Verwaltungsmodernisierung, Cloud-Migration, Workflow, Prozesse, Digitaler Postausgang, E-Post, Volltextsuche, mobiles Arbeiten

Die Schloss-Stadt

Erfolgreiche Migration, moderne Arbeitskultur und sichere Cloud-Nutzung mit dem CC ECM- System: Die Schloss-Stadt Hückeswagen hat einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Verwaltung gemacht. Nachdem die Zusammenarbeit mit dem bisherigen DMS-Anbieter beendet werden musste, war die Kommune gefordert, eine neue zukunftssichere Lösung für ihr Dokumentenmanagement zu finden.

Lösung und Vorgehen

Entscheidung für CC ECM: praxisnah und skalierbar

Die Entscheidung fiel auf das CC ECM der CC e-gov – aus gutem Grund: Die positiven Erfahrungen der Nachbarkommune Engelskirchen wirkten überzeugend. Gleichzeitig bot die Lösung eine überschaubare und skalierbare Systemarchitektur, die sich flexibel an die Größe und Bedürfnisse der Verwaltung anpassen ließ.

Neben dem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis spielte vor allem die praktikable Möglichkeit der Datenmigration eine zentrale Rolle. „Ein ECM-System einzuführen ist schon herausfordernd – aber der Übergang von einem ECM in ein anderes ist die Königsdisziplin“, so ein Projektverantwortlicher der Stadt. Die Migration stellte zwar eine der größten Herausforderungen dar, konnte jedoch dank klarer Strukturen erfolgreich gemeistert werden.

Stufenweise Einführung – hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden

Die Einführung erfolgte bewusst schrittweise: Um einen möglichst sanften Einstieg zu ermöglichen, wurde zunächst mit der klassischen Ordneransicht gearbeitet. Diese bot einen hohen Wiedererkennungswert für Mitarbeitende, die bisher hauptsächlich in der Microsoft-Office-Umgebung gearbeitet hatten.

Aktuell werden sukzessive Workflows aktiviert – der Übergang zum papierlosen Büro geht mit großen Schritten voran. Umlaufmappen für Freigaben gehören schon bald der Vergangenheit an, alle relevanten Prozesse können digital gesteuert werden. Die einfache Bedienbarkeit des Systems führte zu einer hohen Nutzerakzeptanz und einem geringen Schulungsaufwand, selbst bei Mitarbeitenden ohne tiefere EDV-Kenntnisse.

Ergebnisse und Mehrwert

Flexibles Arbeiten – neue Arbeitskultur in der Verwaltung

Mit der Einführung des CC ECM ging auch ein Wandel in der Arbeitskultur einher. Die Schloss-Stadt Hückeswagen setzt in ausgewählten Bereichen auf flexible Arbeitsplatznutzung: Hier ist jeder Mitarbeitende mit einem Trolley ausgestattet und kann an jedem Arbeitsplatz arbeiten – ideal auch für mobiles Arbeiten oder Homeoffice. Das erhöht nicht nur die Effizienz, sondern auch die Work-Life-Balance der Mitarbeitenden. Ein weiteres Highlight: Die digitale Erschließung des Bauakten-Archivs. Tausende von Bauakten – zum Teil aus dem 19. Jahrhundert – wurden digitalisiert und stehen nun über die leistungsstarke Volltextsuche jederzeit und ortsunabhängig zur Verfügung. Früher benötigte Archivräume konnten vollständig aufgelöst werden, der Informationszugriff erfolgt heute direkt vom Schreibtisch aus – schnell, bequem und zeitsparend.

CC ECM in der Cloud – minimaler Aufwand, maximale Sicherheit

Ein zentraler Erfolgsfaktor des Projekts war die Entscheidung, das CC ECM in der Cloud zu betreiben. Die Vorteile dieser Lösung zeigen sich täglich in der Praxis:

  • Deutlich reduzierter technischer Aufwand
    • Installationen und serverseitige Updates erfolgen automatisch, die Stadt muss sich weder um Serverinfrastruktur noch um Wartung oder Instandhaltung kümmern.
    • Interne IT- Ressourcen werden dadurch entlastet und können gezielt für andere Aufgaben eingesetzt werden.
  • Höchste Sicherheitsstandards
    • Die Daten werden mehrfach redundant gespeichert und sind georedundant verteilt – ein Sicherheitsniveau, das lokal kaum umsetzbar wäre. Die Einhaltung strengster Sicherheitsrichtlinien im Rechenzentrum garantiert maximale Verfügbarkeit und Datenschutz.
  • Professionelle Betreuung durch Experten
    • Die technische Betreuung des Systems erfolgt durch qualifizierte Fachkräfte. Gleichzeitig ist ein ortsunabhängiger Fernzugriff problemlos möglich – ideal für mobiles Arbeiten.

Ausblick und Empfehlung

Der digitale Weg geht weiter

Während der Postausgang bereits überwiegend auf E-Post umgestellt wurde, stehen die nächsten Schritte bereits fest: digitale Signaturen und ein vollständig digitaler Posteingang sollen folgen. Damit setzt die Schloss-Stadt Hückeswagen ihren Weg zu einer modernen, digitalen Verwaltung konsequent fort – effizient, sicher und zukunftsorientiert.

Zitat

„Der Aufwand für die Administration ist so gering, dass das Tool nur selten genutzt werden muss – das zeigt, wie reibungslos alles im Hintergrund läuft“, fasst ein Mitarbeitender die Praxiserfahrung zusammen – ein klares Zeichen für die hohe Effizienz der Cloud-Lösung.“

 

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