Verbandsgemeinde Wittlich-Land

CC ECM, E-Akte, Verwaltungsmodernisierung, Digitalisierung, Civento, Schnittstelle, OZG (Onlinezugangsgesetz), Workflow, Prozessoptimierung, Bürgerservice

Die Verbandsgemeinde

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist für moderne Verwaltungen unerlässlich, um die Effizienz zu steigern und die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. Die Verbandsgemeinde Wittlich-Land, eine Verwaltungseinheit in Rheinland-Pfalz mit rund 30.000 Einwohnern, hat diese Notwendigkeit erkannt und setzt seit über 10 Jahren erfolgreich auf das ECM-System von CC e-gov. Die Verbandsgemeinde, idyllisch am Rande der Mosel und am Tor zur Eifel gelegen, zeigt, wie Digitalisierung im ländlichen Raum nicht nur möglich, sondern auch äußerst vorteilhaft ist.

Ausgangssituation und Herausforderung

Vor der Einführung des ECM-Systems kämpfte die Verbandsgemeinde Wittlich-Land mit den typischen Problemen papierbasierter Verwaltungsabläufe: ineffiziente Aktenablage, langsame Suchprozesse, hoher Papierverbrauch und Kommunikationsengpässe. Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels und des fortschreitenden Digitalisierungsdrucks war die Einführung eines DMS nicht nur wünschenswert, sondern notwendig. Die größte Hürde war hierbei die Freigabe der notwendigen finanziellen Mittel.

Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Einführung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) im Jahr 2017, das die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen in Deutschland vorantreiben sollte. Rheinland-pfälzische Kommunen erhielten vom Land eine kostenfreie Antrags- und Prozessplattform namens Civento. Die Verbandsgemeinde Wittlich-Land nutzte dieses Tool von Anfang an, um ihren Bürgerinnen und Bürgern medienbruchfreien Zugang zu digitalen Anträgen zu ermöglichen. Die Herausforderung bestand darin, die eingehenden Online-Anträge effizient in die internen Verwaltungsprozesse zu integrieren.

Lösung

Die Einführung des ECM-Systems von CC e-gov brachte sofort spürbare Synergien mit sich. Ein prägnantes Beispiel ist die vollständige Digitalisierung der Anordnungsprozesse im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR). Früher mussten Anordnungen manuell abgeheftet werden; jetzt werden sie per Barcode direkt in ECM gescannt. Ein einfacher Shortcut (Alt + F12) im HKR-System ermöglicht den direkten Zugriff auf die gescannten Anordnungen in ECM, was die manuelle Suche komplett eliminiert. Dies führte zu einer schnelleren Erstellung von Verwendungsnachweisen, einer vollständigen digitalen Rechnungsprüfung – besonders wertvoll während der Corona-Pandemie – und einer Reduzierung der Fehlerquote manueller Arbeiten auf Null.

Ein weiteres Highlight der Zusammenarbeit ist die Entwicklung einer maßgeschneiderten Schnittstelle für Civento-Onlineanträge. Die Verbandsgemeinde Wittlich-Land trat als Pilotkommune an cc egov heran, um die vollautomatische Ablage und Verarbeitung der über Civento eingehenden PDF-Anträge in ECM zu ermöglichen. Nach intensiven Abstimmungen wurde eine „Civento-Schnelle“ implementiert, die eingehende Anträge vollautomatisch in ECM ablegt und als personenscharf definierte Aufgabe (basierend auf vorher erstellten Prozessvorlagen) weiterleitet. Eine online beantragte Gewerbeanmeldung wird beispielsweise innerhalb weniger Sekunden als klar definierte und protokollierte Aufgabe einem Gruppenbenutzer oder einer bestimmten Person zugewiesen. Dieser individuelle Wunsch der Verbandsgemeinde wurde nicht nur erfüllt, sondern auch als Synergie für andere Kommunen erkannt.

Ergebnisse und Mehrwert

Seit der Aktivierung der Civento-Schnittstelle in ECM wurden über 3.500 Online-Anträge erfolgreich in ECM abgelegt und verarbeitet. Obwohl Civento ein eigenes Backend für Mitarbeiter bietet, entschied sich die Verbandsgemeinde bewusst dafür, ECM als zentralen „Arbeitsplatz“ und Workflow-Tool zu nutzen. Nur in ECM konnten die verwaltungsinternen Workflows hochindividuell erstellt und gesteuert werden – jederzeit transparent und genau auf die Bedürfnisse der Verwaltung zugeschnitten, was auch Urlaubs- und Krankheitsvertretungen erleichtert.

Ausblick und Empfehlung

Die Verbandsgemeinde Wittlich-Land sieht ECM auch in Zukunft als den „Dreh- und Angelpunkt“ der täglichen Arbeit, insbesondere im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung und den Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst. Kurzfristig ist geplant, weitere hausinterne Formulare in ECM zu integrieren, um die Verwaltung noch papierloser zu gestalten. Langfristig wird der digitale Posteingang folgen.
Nach über einem Jahrzehnt der Nutzung von ECM ist die Verbandsgemeinde Wittlich-Land überzeugt von ihrer Wahl: „Wir scheuen keinen Vergleich mit anderen Behörden und deren Softwarelösungen“. Mit innovativem Denken auf beiden Seiten werden wir gemeinsam immer stärker.“

Dieses Beispiel der Verbandsgemeinde Wittlich-Land verdeutlicht eindrucksvoll, wie eine moderne Kommunalverwaltung durch den strategischen Einsatz eines leistungsstarken DMS nicht nur ihre internen Abläufe optimieren, sondern auch den Bürgerservice maßgeblich verbessern kann.

Zitat

„Durch die Verknüpfung des OZG mit ECM haben wir bereits einzelne Arbeitsplätze auf vollständig digitales Arbeiten umgestellt – klassische Ende-zu-Ende Digitalisierung“, fasst der Kunde den Erfolg zusammen.

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