Medienbruchfrei arbeiten.
OZG-konform handeln.

Digitaler Posteingang

Die Digitalisierung verlangt nach konsequenten, medienbruchfreien Prozessen in Verwaltungen. Unsere Lösung: der digitale Posteingang direkt aus CC ECM. Das Plus für Sie: Die Lösung erfüllt die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und erleichtert Ihren Bürgerinnen und Bürgern den Zugang zu Behördenleistungen.

Vorschriften sicher umgesetzt: Behördliche Vorgaben sind komplex. CC ECM unterstützt Sie dabei, die Grundsätze der Aktenführung spielend einzuhalten. Kein starres Regelwerk, sondern flexible Anpassung an den aktuellen Stand der Technik und an geänderte Vorschriften.

Vom digitalen Posteingang zur intelligenten Dokumentenverarbeitung

Der digitale Posteingang ist heute weit mehr als das reine Erfassen eingehender Dokumente. Mit CC ECM GenAI unterstützt künstliche Intelligenz Ihre Verwaltung dabei, Dokumente automatisch zu erkennen, Inhalte auszulesen und direkt den passenden Prozessen oder E-Akten zuzuordnen.

Mehr über KI im Dokumentenmanagement erfahren:
Zu CC ECM GenAI

Highlights

  • Individuelle Postfächer: Jeder Mitarbeiter erhält ein eigenes Postfach, zusätzlich können Sammelpostfächer für Gruppen eingerichtet werden
  • Transparente Bearbeitung: Jede Bewegung eines Dokuments wird protokolliert, Bearbeitungsstände sind jederzeit nachvollziehbar
  • Workflow-Unterstützung: Weiterleitungen, Zuordnung zu Vorgängen, Wiedervorlagen und Fristenverwaltung direkt im System
  • Flexible Prozessgestaltung: Der Posteingang kann vollständig über das Aufgabenmanagement abgebildet werden, je nach Bedarf der Verwaltung

Von Papier nach Digital

Für Bürger und Bürgerinnen: Online-Anträge

Die Daten: digital und strukturiert

Fachverfahren: über 50% der OZG-Leistungen über CC ECM

CC ECM: digital und medienbruchfrei bearbeiten

Das Online-Zugangsgesetz (OZG)

Das OZG verlangt, dass Bürger und Bürgerinnen ihre Amtsgänge bequem von zu Hause aus erledigen können. Egal, ob es um die Erneuerung des Personalausweises oder die Beantragung einer Baugenehmigung geht – öffentliche Verwaltungen sollen ihre Dienstleistungen elektronisch anbieten und viele Anliegen online bearbeiten können. Wir unterstützen mit CC ECM auch Online-Anträge.

Ob traditionelle Papierbriefe, E-Mails, Online-Anträge oder sogar Fax: Erfassen, Scannen und importieren Sie Ihre eintreffende Post ganz einfach in einem System.

Ihr Plus: Sie arbeiten wie gewohnt weiter, unabhängig davon, über welchen Eingangskanal Post oder Anträge eingehen.

Durch die direkte Integration im CC ECM Arbeitsplatz wird jedes Dokument mit wenigen Klicks versandfertig gemacht. Der Status der Sendungen kann digital überprüft werden. Über das CC ECM Adressbuch lassen sich zudem bei Dokumentvorlagen die Empfängerdaten einfach pflegen.

ScannenOutlook-IntegrationOnline-PortallösungSchnittstellen
ZurückWeiter

Wir unterstützen mit unserer Lösung vielfältige Scanmöglichkeiten: Ob Dokumententrennung auf Basis von Barcodes, Trennblätter, Aufkleber – alles ist möglich. Metadaten können manuell erfasst oder automatisiert ausgelesen werden. Dokumente werden automatisch in die E-Akte abgelegt oder per Workflow automatisiert in CC ECM abgebildet – gestalten Sie Ihre Vorgangsbearbeitung, wie es Ihr Arbeitsalltag erfordert.

Dokumente direkt aus Outlook in die richtige E-Akte ablegen oder mit Microsoft Exchange synchronisieren: Wir möchten auf Ihren Bedarf ausgerichtet ein. Unser Team unterstützt Sie bei Fragen.

Nutzen Sie eigene Online Formulare. Auf Wunsch bieten wir auch die Anbindung an unterschiedliche Lösungen an. Unser Experten-Team unterstützt Sie bei Ihrem Vorhaben.

Die fast unbegrenzte Möglichkeit an Schnittstellen: Wir bieten sehr viele Schnittstellen zur automatischen Ablage an. Für mehr Informationen freuen wir uns über Ihre Anfrage.

Alle Eingangskanäle in einem System: Von Postsendungen bis Online-Anträgen

Einheitliche Schnittstelle für alle möglichen Anträge

Einrichtung der Leistungen per „Plug and Play“

Pro Antragsart interne Prozesse flexibel definierbar

Ablage in die E-Akte oder zentrales Vorgangsarchiv in CC ECM

OZG-Regelungen leicht umgesetzt – alles in einem System

Kein extra Programm

  • Leicht zu bedienen
  • Rechtestruktur über Workflow abbilden
  • Geringer Schulungsbedarf

Durchdachte Prozesse

  • Keine Trennung zwischen Akte und Umlaufmappe
  • Integration in bestehende Prozesse

Bekannte Suchmethoden

  • Volltextsuche
  • Metadaten

Archivierung

  • Vollständige Akte als E-Akte
  • Aussondern digital – leicht gemacht

Schnell, sicher und umweltfreundlich: Unsere Lösungen für den digitalen Postausgang

Informieren Sie sich hier über unsere beiden Lösungen für den digitalen Postausgang.

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