Kur- und Rolandstadt Bad Bramstedt
Migration auf ALLRIS 4, Verwaltungsmodernisierung, Vorlagenerstellung, Sitzungsvorbereitung, Sitzungsnachbereitung, Beschlussverfolgung, Sitzungsgeldabrechnung, Gremienarbeit, Bürgerinformationssystem, Akademie
- Bundesland: Schleswig-Holstein
- Einwohner: 15.400
- Webseite: https://www.bad-bramstedt.de
Die Stadt
Die Kur- und Rolandstadt Bad Bramstedt, bekannt als Heilbad im Herzen des Holsteiner Auenlandes, zählt rund 15.400 Einwohner. Als moderne Verwaltung suchte die Stadt nach einer innovativen Lösung, um politische Prozesse effizienter zu gestalten und die Einbindung von Gremienmitgliedern sowie Bürgerinnen und Bürgern zu stärken. Mit der Einführung von ALLRIS 4 im Oktober 2022 wurde ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht.
Ausgangssituation und Herausforderung
Vor der Umstellung auf ALLRIS 4 nutzte die Stadt Bad Bramstedt ein älteres Ratsinformationssystem, das den Anforderungen einer modernen Verwaltung nicht mehr gerecht wurde. Ziel war es, die Vorlagenerstellung, Sitzungsvor- und -nachbereitung, Beschlussverfolgung und Sitzungsgeldabrechnung zu vereinfachen und gleichzeitig Transparenz sowie Bürgerbeteiligung zu fördern.
Die Einführung eines neuen Systems brachte technische und organisatorische Herausforderungen mit sich, darunter die Migration bestehender Daten, die Integration in vorhandene Systeme und die Anpassung von Arbeitsabläufen. Zusätzlich waren Schulungen, effektives Change-Management und die Berücksichtigung von Sicherheits- und Datenschutzanforderungen erforderlich, um die Akzeptanz bei allen Beteiligten sicherzustellen.
Lösung und Vorgehen
Nach einer intensiven Evaluierung, die auch Erfahrungswerte benachbarter Gemeinden einbezog, fiel die Wahl auf ALLRIS 4. Die Software überzeugte durch umfassende Funktionalitäten, flexible Anpassungsmöglichkeiten an kommunale Anforderungen und höchste Sicherheitsstandards dank Datenverwaltung auf eigenen Servern.
Die Einführung von ALLRIS 4 wurde von Schulungen für die Mitarbeitenden der Verwaltung und die Gremienmitglieder begleitet. Das System ermöglicht eine transparente und effiziente Abwicklung aller Prozesse – von der Erstellung und Abstimmung von Vorlagen und Tagesordnungen bis zur Beschlussverfolgung. Besonders hervorzuheben ist die automatische Berechnung und Übergabe von Sitzungsgeldern an das Finanzsystem, wodurch die Arbeitsbelastung deutlich reduziert wurde.
Dank der engen Zusammenarbeit mit unserem Kundenbetreuer Herrn Ruhwedel konnten individuelle Lösungen für die speziellen Anforderungen der Stadt erarbeitet werden, darunter maßgeschneiderte Freigabeprozesse und angepasste Dokumentenvorlagen.
Ergebnisse und Mehrwert
Dank der erfolgreichen Einführung von ALLRIS 4 konnte die Stadt Bad Bramstedt ihre Prozesse nicht nur optimieren, sondern gleichzeitig wichtige Ziele wie Transparenz und Bürgerbeteiligung deutlich stärken. Die Digitalisierung der Gremienarbeit spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern erhöht auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit politischer Entscheidungen.
Die integrierte Beschlussverfolgung sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind. Workflows und Terminmanagement unterstützen zudem eine fristgerechte Bearbeitung von Aufgaben.
Für Bürgerinnen und Bürger wurde ein niedrigschwelliger Zugang zu städtischen Informationen geschaffen: Sie können sich über Sitzungstermine, Beschlüsse und deren Umsetzung informieren, wobei die Transparenz und Teilhabe in der Stadtverwaltung signifikant verbessert wird.
Zitat
„ALLRIS 4 hat es uns ermöglicht, die Gremienarbeit in unserer Stadt nicht nur zu digitalisieren, sondern auch wesentlich transparenter und effizienter zu gestalten. Politische Prozesse können somit klar strukturiert und die Bürgerbeteiligung gestärkt werden. Die nahtlose Integration in unsere Arbeitsprozesse ist ein echter Gewinn.“
– Maike Wendt, Büroleitung der Stadt Bad Bramstedt
Ausblick und Empfehlung
Die Stadt Bad Bramstedt plant, die Nutzung von ALLRIS 4 weiter auszubauen. Mittelfristig soll die Einführung neuer Funktionen wie der Online-Abstimmung die Zusammenarbeit weiter verbessern. Noch in diesem Jahr wird der gesamte Bereich der Sitzungsvor- und -nachbereitung auf das benutzerfreundlichere und übersichtlichere ALLRIS-Net umgestellt, um die Arbeitsprozesse zusätzlich zu optimieren.
Langfristig ist vorgesehen, die Politik stärker in die Freigabeprozesse der Tagesordnung einzubinden, um die Abläufe weiter zu verbessern. Parallel dazu werden die internen ALLRIS-Admins das Akademie-Programm von CC e-gov nutzen, um ihre Kenntnisse und Fähigkeiten kontinuierlich zu erweitern.
Auf Basis dieser positiven Erfahrungen empfiehlt die Stadt Bad Bramstedt ALLRIS 4 allen Kommunen, die ihre Gremien- und Verwaltungsarbeit modernisieren möchten. Die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten, die übersichtliche Plattform und der verlässliche Support machen das System zu einer zukunftssicheren Grundlage für die Digitalisierung kommunaler Prozesse.