Gemeinde Emstek

Wappen Gemeinde Emstek

CC ECM, KI in Erfassung, E-Akte, Scanclient, Prozessoptimierung

Die Gemeinde

Die Gemeinde Emstek im Landkreis Cloppenburg verbindet ländliche Tradition mit modernen digitalen Angeboten. Sie zeigt, wie Digitalisierung Verwaltung und Bürgerservice zeitgemäß gestaltet und den Zugang zu Informationen für alle Bürgerinnen und Bürger erleichtert.

Einführung KI in der Erfassung

Vor der Einführung der KI-gestützten Erfassung war die Verarbeitung eingehender Dokumente – sowohl allgemeiner Schriftverkehr als auch Rechnungen – mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Nach dem Einscannen mussten Inhalte gesichtet, relevante Daten händisch ausgelesen und strukturiert erfasst werden. Dieser Prozess erforderte ein hohes Maß an Konzentration, war zeitintensiv und band personelle Ressourcen, die an anderer Stelle ebenfalls dringend benötigt werden.

Mehrwert

Für unsere Kommune stellt der Einsatz der KI-gestützten Erfassung einen wichtigen Schritt in Richtung einer modernen und zukunftsfähigen Verwaltung dar. Durch die gezielte Automatisierung standardisierbarer Prozesse wird die Poststelle nachhaltig entlastet, Bearbeitungszeiten werden verkürzt und Fehlerquellen reduziert. Gleichzeitig schafft die Lösung Freiräume für qualitativ anspruchsvollere Tätigkeiten.

Gerade vor dem Hintergrund zunehmend knapper werdender Personalressourcen ermöglicht uns das Modul, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Leistungsfähigkeit der Verwaltung langfristig zu sichern. Die Einführung von „CC ECM KI in der Erfassung“ ist für uns daher nicht nur eine technische Erweiterung, sondern ein strategischer Baustein der digitalen Transformation unserer Kommune.

Besonders hervorzuheben ist die Stabilität und Performance des Systems im laufenden Betrieb. Das Modul arbeitet zuverlässig, flüssig und integriert sich nahtlos in die bestehenden Abläufe. Die Umstellung verlief reibungslos, und bereits nach kurzer Einarbeitungszeit konnten spürbare Effizienzgewinne erzielt werden.

Zitat

„Mit dem Einsatz von KI in unserer Poststelle gehen wir einen weiteren Schritt in Richtung moderne und leistungsfähige Verwaltung. Die automatisierte Erfassung entlastet unsere Mitarbeitenden spürbar und sorgt für schnellere und effizientere Abläufe.“

(Hendrik Ast, Hauptamt Gemeinde Emstek)

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